对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。为大家精心整理了商业信函的格式【最新4篇】，希望能够给予您一些参考与帮助。
一、信 头
在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。
发信人地址
一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。 传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
发信日期
日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。 传真中收信人地址一般打在信头格式相应的。空格内。
指定收信人姓名
在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。 如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。
称 呼
商业信件和传真常用以下方式开头：
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang（表示写信人知道收信人的姓名和性别）；
2、Dear Sir或Dear Madam（表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别）；
3、Dear Sir or Madam（表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人）；
4、Dear Sirs （表示写给一家公司，没有明确的收信人）。
称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
事 由
写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
二、信 文
全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。
三、信 尾
传真的信尾一般都很简短（通常只有结尾敬辞和署名），而书信的信尾内容则相对较长。
结尾敬辞
一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。
信末签名
写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。
口述者/打字员姓名缩写
下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。
口述员 打字员 姓名缩写
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字
员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree 2
·Enclosure
·Enclosures:
1、 2000 Price list
2、 Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”（复写本；副本）。有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”（“blind carbon copy”无信头副本）代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的'下方。
附 笔
商业信函或传真中的“附笔”（缩写为“PS”）用于补充本人的说明。“附笔”位于左边空白齐头处，在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。 页码说明
商业信函如果超过一页，随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。如：
Mrs. H Itakura
Page 2
14 June 200-
在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。
信 封
信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。
传真格式
传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。
在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。
使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词（包括客户姓名的首字母缩写）后面都要加点号（如Mr.， Co.， Ltd.， St.， Rd.等，又如Mr. J. R. Liu）。
拓展知识：
商务书信布局礼仪
正排式或垂直式或齐头式（BlockedForm）。
这种排列的要领在于每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩入，因而整封信的左边成一垂直线右边参差不齐。这种形式虽然打字时方便省事，不需考虑左边缩入，但不匀称美观，所以使用它的人也不很多。 ③改良式或混排式（ModifiedForm）。
这种排列集上述两种形式之所长，信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，封内地址和称呼排在左边，但每个要素分行时每行都不向右缩入；正文每段开始缩入五个英文字母，而段与段之间可不空行。这种形式兼顾及方便省事与匀称美观，因此，它是目前极为流行的英文书信范式。
注意事项
①因为手写有时难免不好辨认，所以英文书信最好是打印。
②信封的书写一般是收信人名址写在信封正面的中央而发信人名址可写在正面的左上方或者信封的背面，书写形式应与信内风格一致。
③书信的折叠也应有讲究
一、开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
二、正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。
三、结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
四、署名：署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
五、日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
扩展资料：
商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。
商业信函以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一种函件。与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。
各地邮政部门都成立了专门的邮政商业信函广告公司，建立起了庞大而门类齐全、内容翔实的数据库，可为工商企业提供翔实而准确的客户名址。各地邮局还配备了先进的商业信函制作设备，可在最短的时间内，为客户提供选址、打印、制作、封装、寄递的“一条龙”服务。
普通类商业信函：
以传递商品、服务的信息，进行广而言之的一种信函广告。它的内容可以是宣传单、征订单、通知书、邀请函、优惠劵、市场调查表、产品说明书等印刷品广告；也可以是各类产品试用袋、CD碟、计算机光盘、广告小礼品等实物广告。
帐单类商函（邮简）：
以传递经济结算单为内容的信函。它的内容为金融单位的信用卡结算单、电信系统的话费通知单、保险行业的保费通知单以及其它服务行业如：水、电、气费通知单等。
1、字迹端正清晰，易于认辨。不写错别字，不写错句。单字不成行，单行不成页。
2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。
3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。
4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写信。
5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。
6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。
7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。
8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。
一、信头：Letter head:
包括（寄信人）公司名称、地址、邮编、电报挂号、传真号、电传号、电话号码等。通常以精美的字体印刷在信纸的顶端。
二、发文号（参考号）: Reference No:
为方便文件的归档与查询，应在较醒目的位置。通常与信头间隔两行。（在有些来信中，它常会在全信结尾后，位于左边或右边的边缘线，与写信人签名间隔两行）
三、日期：Date
所有信函必须有日期。一般与发文号间隔两行，可位于信纸的左侧或右侧。注意日期的不同写法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式）
一般说来，月份不宜缩写，也不宜用数字表示。
四、封内名称和地址：Inside Name & Address
收信人的名称与地址通常在日期后空两行，位于信纸的左侧。注意对收信人的称呼：
1．"Messrs"为 "Mr."的复数，仅用于以一个人或几个人名字命名的公司前。
ｅg. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons
2．若收信人是公司的某一个具体的人时，常辅以礼貌称谓：Mr.， Mrs.， Miss或Ms.。如果不能确定收信的女士是否已婚，宜用Ms.
3、在收信人名称与公司名称之间，可以加注收信人的职位、头衔。
ｅg. Mr. Sarah Davies
Sales Manager
The Acme Shoe Co. Ltd.
369 Peccadilly
London, WIN CBE
UK
五、称呼：Salutation
商业信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"（敬启者），与封内名称和地址的内容间隔两行。直接写给某人时，可用"Dear Mr. xxx"。
六、事由或标题：Subject Line/Caption
通常以下划线标出事由，以"Re"或"Subject:"开头。
eg. Re: Sewing Machines
Subject: Our Contract No.92125.Your L/C No.91897
Sewing Machines
七、正文：Body of the letter
在事由或标题下空两行，开始正文。
八、结束语：Complementary Close
常与正文最后一行间隔2—３行，与称呼相呼应。
若以"Dear Sirs"为称呼，此处应用"Yours faithfully"；"Yours Sincerely"；"Yours truly"（谨上）；以"Dear Mrs. xxx"为称呼，宜用"Sincerely"。如与收信人较熟悉，可使用"Best regards"或"Best wishes"（祝好）
九、签名：Signature
应用手签，避免使用图章。
十、附件：Enclosure
通常位于签名后第三行，以"Enclosure"或" Enc"开头。
eg. Enclosure
Encs： Ⅰ Catalogue
Ⅰ Price list
十一、附本抄送：Carbon Copy
如有附本寄给他人，在附件后第三行，以"c.c."开头，注明抄送单位。
ｅg．c.c. Mr. John Smith--ABC Co. (Sales Manage)
b.c.c.（秘密抄送，"b" means "blind"）Mr. Peter Hall--DEF Co. (Sales manage)
十二、附言：Postscript
写完信后若发现或想起还有事情要说，可在信末加附言，以"PS"或"NB"表示，
但正规信函应避免使用“附言”。
信函格式：齐头式；缩行式；混合式。