①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等,可以接正文。(不过很少。)
③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
⑤署名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行写日期。
如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起一行书写未尽事情。
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
书信的起源
我国历史文化悠久，是有名的礼仪之邦。人们的社会交往和思想感情交流，大多通过一定的礼仪形式和一定的文化活动方式来进行。在实际生活中，每个人都经常使用到一系列的应用文，如传统的书信、名片、柬贴、启事、题诗题词、对对联等，现代的如电报、传真、特快专递、电子邮件等。这些应用写作包含着丰富的礼仪内容，具有中华民族浓厚的文化色彩。
书信的不同叫法
现将手书、家信、短信、便函的别称略加介绍。
手书
手书是亲手写的信。相对含有重视、真实非假冒等意味在内，所以常区别于一般书信别称。
如《汉书·薛宣传》：“冯翊敬重令，又念十金法重，不忍相暴章。故密以手书相晓，欲君自图进退。”
“暴章”即揭露。“手书还称“亲笔信”、“手札”、“手翰”、“手启”、“手柬”、“手笔”、“手记”、“手帖”、“尺墨”等等。
举例如下：
手札：白居易《宿香山寺酬广陵牛相公见寄》诗：“手札八行诗一篇，无由相见但依然。”
手翰：韩愈《与鄂州柳中丞书》：“是以前状，辄述鄙诚，眷惠手翰还答，益增欣悚”
手启：《三国演义》第三十六：“(程昱)待徐母如亲母，时常馈送物件，必具手启。徐母亦作手启答之。”
手柬：明代沈德符《野获编·台省·房心宇侍御》：“房念众咻不止，其势且孤，乃尽出二给事先后托请诸手柬呈上览。”
尺墨：《翰苑新书·戴象麓(上赣州周府判启)》：“编摩尺墨，披沥寸丹。”
手笔：亲手写的或画的东西叫手笔。因此亲笔信也叫手笔。刘禹锡《上杜司徒启》：“近本州徐使君至，奉手书一函。”
手记、手帖：亲自写的文章、书信之类称“手帖”;亲笔写的笔记、日记、书信称“手记”。如明代张居正《与蓟镇督抚书》：“昨偶因赵帅，以李自馨手帖见寄。”鲁迅小说《伤逝》副题为“涓生手记”。
家信
家信指家里来的信或外出后寄给家里的信。家信也称“家书”、“家禀”、“家问”、“家报”、“乡书”、“乡信”、“竹报平安”、“锦字”、“锦书”、“锦文”、“锦中书”、“锦字书”、“黄犬音”、“大书”等等。
“家票”在前文郭沫若的信中已经举过，其余举例如下：
家书：宋赵抃(bian音变)《闻岭外寇梗》诗：“家书万倍金难得，远梦干回路不知。”
家问：《周书·晋荡公护传》：“不期今日，得通家问，伏纸呜咽，言不宣心。”
家报：李渔《蜃中楼·传书》：“奴家还有一封家报，你可差个的当的差役，投到洞庭龙官。”
乡书：孙道乾《小螺庵病榻忆语题词·哭舍妹》：“乡书甫启读末终，涕泪藉嫌素中。”
乡信：指家乡人或家人的来信，但多指后者。唐刘长卿《同诸公登楼》诗：“北望无乡信，车游滞客行。”
竹报平安：唐代段成式《酉阳杂组续集·支植下》说：“卫公(即唐代宰相李德裕)言北都(即太原)惟童子寺有竹一窠，才长数尺，相传其寺纲维(即主管寺内事务的僧人)每日竹报平安。”后来，就以“竹报平安”代称平安家信，也简称“竹报”。如宋人韩元吉《水调歌头·席上次韵王德和》词：“无客问生死，有竹报平安。”
锦字：即用锦织成的字，源于一个凄惋的故事。《晋书·窦滔妻苏氏传》载：“窦滔妻苏氏，始平人也，名惠，字若兰，善属文。滔，苻坚时为秦州刺史，被徙(流放)流沙(沙漠)，苏氏思之，织锦为回文旋图诗以赠，滔宛转循环以读之，词甚凄惋，凡三百四十字，文多不录。”后来就把妻子寄给丈夫的信称“锦字”。如范成大《道中》诗：“客愁无锦字，乡信有灯花。”锦字也称“锦字书”、“锦文”、“锦书”、“锦中书”。
锦字书：李白《久别离》诗：“别来几春末还家，玉窗又见樱桃花。况有锦字书，开缄使人磋。
锦文：冯梦龙《挂枝儿·耐心》：“锦文织就，薄幸回颜。”薄幸，犹冤家，旧时女子对意中人的呢称。
锦书：唐人刘兼《征妇怨》诗：“曾寄锦书无限意，塞鸿何事不归来“
锦中书：唐耿湋(wei音围)《古意》诗：“叶下统窗银烛冷，含啼自草锦中书。”
黄犬音：典故出《晋书·陆机传》。西晋文学家陆机是吴郡吴县(今上海松江)人。养有一个很好的狗，取名黄耳，他曾在当时的首都洛阳羁留，很久没有得到家信，十分惦念，一日他笑着对狗说：“我家绝无书信，你能送信不能?”黄耳摇尾作声，表示可以。于是陆机写信用竹简装，系到狗颈上。狗向南寻路到家，取了回信又送回洛阳。后来就用“黄耳”或“黄犬”代指信使，用“黄犬音”借指家信。王实甫《西厢记》第五本第二折：“不用黄犬音，难传红叶诗。” 黄犬音也称“犬书”。如李贺《始为奉礼忆昌谷山居》待：“犬书曾去洛，鹤病悔游秦。”“鹤病“即妻子生病。
便函
便函是机关团体发出的形式比较简便、非正式公文的信件，从前也叫“札字”。
如《儒林外史》第五十三回：“陈木南写了个札字，叫长随拿到国公府向徐九公子借了二百两银子。”
寸简
寸简就是简短的信，也称为“寸笺”、“寸纸”、“寸楮”、“寸札”、“寸函”、“片札”。有时还用这些代称，谦指自己发出的书信。兹举几例：
寸简：夏曾佑《送汪毅白》诗：“千古心期凭寸简，九州容易入斜曛。”“心期”指期望、心愿。“曛”(xun音熏)意为昏黑。
寸笺：鲁迅《书信集·致高良富子》：“特上寸笺，以申谢悃。”悃(kun音捆)，即真心诚意。
寸纸：秋瑾《念奴娇·寄闺珵妹》词：“别绪千丝，离恨万缕，寸纸应难剖。“
寸楮：太平天国罗大纲《致英使书》：“今藉羽便，特修寸楮。”
寸札：清人吴下阿蒙《断袖篇·琴书》：“倘得机缘，寸札相招。
寸函：鲁迅《书信集·致黎烈文》：“晚间曾寄寸函，夜里又做一篇。
书信是传播信息的重要工具，在没有电报、电话等现代化通讯工具之前，更加显得重要。
“烽火连三月，家书抵万金”(杜甫《春望》诗)，
“忽得远书看百遍，眼昏自起剔残灯”(宋代诗人刘克庄《和仲弟二绝》诗)。这些诗句道出了人们对书信的重视程度。因此，在文人墨客的如椽大笔挥洒之下，众多的书信别称，应运而生。
书信函
书信：现代一般叫信或信件，但古时更多的称之为“书”。古代的“信”指信使，即送信的人，书才是信件。因此用“书”字组成的书信的别称要比信字多得多。
书问：“问”字有音信、问候、告诉等含义。所以“书问”就是书信。如鲁迅《致许寿裳》的信写道：“在京各公，弟虽多旧识，但久不通书问，殊无可托也。”
书邮：宋代范成大诗云：“堆案书邮少，登门刺字稀。”
书呈：《水游传》第二回：“写了一封书呈，却使高俅送去。”
书记：书记现代多指政党或团体中各级组织负责人，但在古时多指从事公文、书信工作的人员或书信、文字等。宋代人曾巩《福州回曾侍中状》：“虽有心诚向往之勤，而无书记候问之礼。”
八行、八行书：古时信笺每页多为八行，所以称书信为“八行”或“八行书”。李渔《意中缘·悟诈》：“八行代我传心事。”北齐人邢邰《齐韦道逊晚春宴》诗囚：“谁能干里外，独寄八行书。”
书筒：书筒本指藏书信的邮筒，被用来代指书信。如宋代人赵蕃《呈季承》诗云：“但恐衡阳无过雁，书筒不至费人思。”
书题：“题”也作书牍讲。《释名·释书契》说：“书牍称题。”所以书题就是书信。如《南史·周山图传》：“(周山图》于书题甚拙，谨直少言，不尝说人缺长。”
书子：这是书信的口头称呼。如《红楼梦》第一百二十回：“那日贾政的家人回家，呈上书子。”
青鸟书：青鸟是传说中的神鸟。《山海经·西山经》中说，三危之山上住着三只青鸟，它们的主要任务是为西王母取食和送信。《艺文类聚》引旧题班固《汉武故事》说：“七月七日，上(指汉武帝)于承华殿斋，正中，忽有一青鸟从西方来，集殿前。上问东方朔，朔曰：'此西王母欲来也’。有顷，王母至，有两青鸟如乌，侠侍王母旁。”后人就称信使为“青鸟”或“青鸟使”，书信为“青鸟书”。如王实甫《四块玉》套曲：“又不见青鸟书来，黄犬音乖。每日家病恹恹懒去傍妆台。”李商隐更有“青鸟殷勤为探看”的名句。
函
函：函本指封套，一封信叫一函，。—套书也叫一函。后来就用函指书信。如晋代傅玄《傅于》：“(曹操)授晔(即刘晔)以心腹之任。每有疑事，辄以函问晔，至一夜数十耳。”
函片：也指信件。如孙中山《致王子匡函》：“得读致蘅兄函片，敬悉一切。”
信函、函书、书函：这三个书信别称一目了然，不用多说。
简札族柬
简：本指战国至魏晋时的书写材料，是削制成的狭长竹片或木板。竹片叫简，木板叫札或牍，统称为简。这些都用作书信的称呼，后来书写材料虽有变化，而这些称呼却沿用下来，如柳宗元《答贡士元公瑾论仕进书》：“辱致来简，受赐无量。”此外还有“信简”、“书简”、“简书”、“简牍”、“简札”、“简贴”、“手简”、“手毕”、“书牍”、“竿牍”、“函牍”、“信札”、“函札”、“书札”、“柬帖”、“函柬”等，也都是书信的称呼。
信简：柯岩《奇异的书简》：“因此我就养成了这种爱好：读信。读自己以及社会允许我读的一切信简。”
简书、书简：此二者泛指文书、信札。如萧乾的《未带地图的女人》：“有从延安或从敌后寄来的文章，也有报告行踪的作家书简。
简牍：如鲁迅《致李秉中》信：“来信令我作书再催并介绍，今写则写矣，附上，但即令见面，恐其不得要领，仍又与未见无异，„„况我不善简牍，不能做宛转动听之言哉!”
简帖：苏轼《与张元明书》：“适在院中得王郎简帖如此，今封呈，切告辍忙一往。”
手筒、手毕：陆游《老学庵笔记》说：“予淳熙末还朝，则朝士乃以小纸高四五寸，阔尺余相往来，谓之手简。”手简也叫手毕，如《尔雅·释器》云：“简，谓之毕。”明代方以智所著《通雅》说：“宋子京以手简为手毕。”后来泛称书信为手简或手毕。如鲁迅《致许寿裳》书写道：“得三月二日手毕，发读忻尉。”“忻”意思同“欣”，“尉”是“慰”的古字。
书牍：如《梁书·范云传》：“及居选官，任守隆重，书椟盈案，宾客满门，云应答如流，无所壅滞。”
竿牍：竿指竹简。宋代朱彧《萍州可谈》：“阳翟田望，勤于竿牍，„„日发数十函不倦。”(阳翟，地名。田望，人名)
函牍：如鲁迅《致李秉中》信说：“致于款项，倘其借之他人，则函牍往反，而且往反再三，而终于不得要领，必与卖稿无异。”
书札：如《三国志·蜀志·谯周传》：“精研六经，尤善书札。”
信札：茅盾《三人行》中说：“他走到书桌边，打开一个小巧的木匣子，中间满贮着信札。”
函札：如朱自清《白采》中写道：“但平伯因转信的关系，却和他常通函札。”
柬
柬：“柬”通“简”，是信札、名帖的统称。如书柬、请柬等。如元杂剧《百花集》：“昨日央王小二将着一柬寄与王郎。”
柬帖：泛指信札、帖子等。如《二刻拍案惊奇》卷十一：“一个后生像个远方来的走到面前，对着陆氏叩了一个头，口称道：'郑官人有书拜上娘子’，递过一封柬帖来。”
函束：即信件。如孙中山《答谢武汉各团体布告》中说：“尚有函柬相邀，而以时间迫促，末获一一领教者，有负众望，实在歉甚，尚希鉴谅为盼。”
翰素笺缄
翰：本指山鸡或鸟羽，因古人用羽毛为笔，所以代称毛笔，进而引申为笔写的书面文字，亦多指书信。
如宋代人叶适《赠徐灵渊》诗：“今日观来翰，如亲见古人。”
用翰字组成的书信别称还有：
书翰：书翰泛指文墨书札，后多用来指书信。
札翰：《魏书·夏侯道迁传》：“道迁虽学不渊洽，而历览书史，闲习尺牍，札翰往还，甚有意理。”渊洽指广博。
筒翰：唐代李吉甫《编次郑钦悦辨大同古铭论》：“使至，忽辱简翰，用浣襟怀。”辱，谦词，在此句中作承蒙赐与讲。浣，涤除、宽解意。
翰扎：宋人文莹《玉壶清话》：“(李建中)善翰札，行笔尤工。”
素：与简相似，都是书写材料。素是白色的生绢，古人用它写东西，所以它就成为书籍和信件的代称。
用素字组成的书信别称有：
素书：杜甫《暮秋遣兴呈苏涣侍御》诗：“久客多枉友朋书，素书—月凡一束。”