一、企业新品上市发布会的预备
筹备新闻发布会，要做的预备工作很多，其中最重要的是，要做好时机的选择、职员的按排、记者的邀请、会场的布置和材料预备等。
1、时机的选择
在确定新品上市发布会的时机之前，应明确两点：一是确定新品上市新闻发布的价值，即对此新品，要论证其是否具有专门召集记者前来予以报道的新闻价值，要选择恰当的新闻“由头”。二是应确认新品上市发表紧迫性的最佳时机。
假如基于以上两点，确认要召开新品上市发布会的话，要选择恰当的召开时机：要避开节日与假日，避开本地的重大活动，避开其他单位的发布会，还要避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是企业新品上市发布会取得成功的保障。
2、职员的安排
企业新品上市发布会的职员安排关键是要选好主持人和发言人。发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。 上海精觉文化传播有限公司总结出其基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，引导提问和控制会场，具有丰富的主持会议的经验。
新闻发言人由本单位的主要负责人担任，除了在社会上口碑较好、与新闻界关系为融洽之外，对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善辩、彬彬有礼。
新品上市发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员，一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。值得留意的是，所有出席发布会的职员均需在会上佩戴事先同一制作的胸卡，胸卡上面要写清姓名、单位、部分与职务。
3、记者的邀请
对出席新品上市发布会的记者要事先确定其范围，具体应视题目涉及范围或事件发生的地点而定。一般情况下，与会者应是与特定事件相关的新闻界人士和相红脸关公众代表。组织为了进步单位的着名度，扩大组织的影响而公布某一消息时，邀请的新闻单位通常多多益。上海精觉文化传播有限公司总结出邀请时要尽可能地先邀请影响大、报道公正、口碑良好的新闻单位。如事件和消息只涉及某一城市，一般就只请当地的新闻记者参加即可。
另外，确定邀请的记者后，请柬最好要提前一星期发出，会前还应用电话提醒。
4、会场的布置
新品上市发布会的地点除了可考虑在本单位或事件所在地举行外，可考虑租用大宾馆、大饭店举行，假如希看造玉成国性影响的，则可在首都或某一大城市举行。发布会现场应交通便利、条件舒适、大小合适。会议的桌子最好不用长方形的，要用圆形的，大家围成一个圆圈，显得气氛和谐，主宾同等，当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、记者席位、来宾席位等。
5、材料的预备
在举行新品上市发布会之前，上海精觉文化传播有限公司总结出主办单位要事先预备好如下材料：一是发言提纲。它是发言人在发布会上进行正式发言时的发言提要，它要紧扣主题，体现全面、正确、生动、真实的原则。二是题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，可以对被问的主要题目进行猜测的基础上，形成问答提纲及相应答案，供发言人参考。三是报道提纲。事先必须精心预备一份以有关数据、图片、资料为主的报道提纲，并认真打印出来，在发布会上提供给新闻记者。在报道提纲上应列出本单位的名称、联系方式等，便于日后联系。四是形象化视听材料。这些材料供与会者利用，可增强发布会的效果。它包括：图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等。
二、新品上市发布会进行过程中的礼节
1、搞好会议签到
要搞好发布会的签到工作，让记者和来宾在事先预备好的签到簿上签下自己的姓名、单位、联系方式等内容。记者及来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座。
2、严格遵守程序
要严格遵守会议程序，主持人要充分发挥主持者和组织者的作用，公布会议的主要内容、提问范围以及会议进行的时间，一般不要超过两小时。主持人、发言人讲话时间不宜过长，过长了则影响记者提问。对记者所提的题目应逐一予以回答，不可与记者发生冲突。会议主持人要始终把握会议主题，维护好会场秩序，主持人和发言人会前不要单独会见记者或提供任何信息。
3、留意相互配合
在发布会上，主持人和发言人要相互配合。为此首先要明确分工，各司其职，不答应越俎代庖。在发布会进行期间，主持人和发言人通常要保持一致的口径，不答应公然顶牛、相互拆台。上海精觉文化传播有限公司总结出当新闻记者提出的某些题目过于尖锐难以回答时，主持人要想方想法转移话题，不使发言者难堪。而当主持人邀请某位记者提问之后，发言人一般要给予对方适当的回答，不然，对那位新闻记者和主持人都是不礼貌的。
4、态度真诚、主动
发布会自始至终都要留意对待记者的态度，由于接待记者的质量如何，直接关系到新闻媒体发布消息的成败。作为记者希看接待职员对其尊重热情，并了解其所在的新闻媒体及其作品等；还希看接待职员提供工作之便，如一条有发布价值的消息，一个有利于拍到照片的角度傲慢，一定要温文尔雅，彬彬有礼。
三、新品上市发布会的善后事宜
发布会举行完毕后，主办单位应在一定的时间内，对其进行一次认真的评估善后工作，主要包括：
1、整理会议资料
整理会议资料有助于全面评估发布会会议效果，为今后举行类似会议提供鉴戒。发布会后要尽快整理出会议记录材料，对发布会的组织、布置、主持和回答题目等方面的。工作进行回顾和总结，从中汲取经验，找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集与会者对会议的总体反映，检查在接待、安排、服务等方面的工作是否有欠妥之处，以便今后改进。其次要收集新闻界的反映，了解一下与会的新闻界人士有多少人为此次新闻发布会发表了稿件，并对其进行回类分析，找出舆论倾向，同时，对各种报道进行检查，若出现不利于本组织的报道，应做出良好的应对。若发现不正确或歪曲事实的报道，应立即采取行动，说明真相；假如是由于自己失误所造成的题目，应通过新闻机构表示谦虚接受并致歉意，以挽回声誉。
新品发布会标准流程：
1、暖场音乐（小提琴演奏、萨克斯演奏）迎造活动的气氛，嘉宾签到，来宾陆续进场，嘉宾进入会场休息。
2、仪式开始主持人开场白介绍贵宾。完毕有请贵宾讲话，公司领导致欢迎词，嘉宾贺词，邀请公司领导上台致辞。
3、剪彩仪式，主持人邀请剪彩嘉宾，公司领导，贵宾，礼仪，宏大交响乐，吉庆礼花、同时升放。
4、醒狮点睛，舞狮，采青表演
5、小提琴演奏、萨克斯演奏
6、主持人串词 活动结束
新品发布会现场布置
1．大门进口处可放置大型彩虹门、彩旗、巨型条幅；彩虹门前，接待礼仪佩戴单位绶带，要摆有标明会场、礼品等地点明显的指示牌
2．来宾接待台：设两名接待礼仪登记来宾和发放会议资料与参会企业名册，并配一名礼仪作为来宾向导，在旁边可摆放X展架多个，写真贴多张
3．主会场背景墙巨型喷绘，舞台两旁各做一堆物展架，上面放置新品并遮盖幔布，演讲台正面贴XX单位logo写真，上面摆放笔记本电脑，麦克风，鲜花；会场演讲台摆放花篮各两个，走廊前台两旁摆放X展架
4、主席台和各座位贴带有公司logo的编号，桌上放纯净水，文件夹DM封尾页，贵宾名签
5．配备：礼花，专用整场音乐配音，抽奖；配备企业宣传片和新品讲解短片播放等视听材料
一。活动宗旨
1、精心打造中国xx时尚盛典，着力提升中国xx在国内外的整体形象，强力推动中国xx时尚化趋势，深入研讨xx行业发展前景及其对策；
2、开创xx精品化新时代，杜绝粗制滥造，努力提升xx品质公信度，有效拉动xx消费需求，推进中国xx走向世界；
3、通过签订“三亚宣言”，成立“中国xx诚信联盟”。
4、有效塑造、推广三亚“时尚、美丽、浪漫”的城市形象，大力促进三亚旅游业的发展。
二。活动要素
1、活动名称
中国xx20xx新品发布会暨发展论坛
2、时间地点
20xx年1月9日——10日，海南省三亚市国光豪生酒店
3、活动主题
“中国xx——迎接精品时代的到来”
4、参加人员（总计约200人）
（1）全国行业协会领导，(2)海南省及三亚市领导，(3)海内外知名xx及相关厂商代表，(4)国内外珠宝
一、推介会时间：
XXXX年XX月XX日
二、推介会地点：
XX大酒店多功能厅
三、推介会主题：
环境艺术·生态家居
——XXXX新品上市发布会
四、主题活动版块
1)新品发布会暨媒体见面会
2)新品亮相陈列展示活动
3)设计师艺术沙龙酒会
4)直营店配合促销活动
五、活动目的
1)为XXXX新产品的上市，打开市场局面，形成品牌影响力
2)加强与媒体沟通，有效宣传XXXX的品牌文化、产品品质。
3)联络XXXX与设计师的认知与维系，并为抢战十一旺季市场打响前奏
4)通过高规格的媒体推介形式，树立XXXX的强势品牌概念
5)增强经销商对XXXX新产品的认识与经营信心。
6)加强公司与各合作公司以及顾客之间的沟通与交流。
六、拟邀嘉宾与参会人员
A．行业协会领导
1)中国林产工业协会
2)中国建筑装饰协会
3)国际建筑装饰室内设计协会
4)中国建筑装饰装修材料协会
5)上海市室内装饰行业协会
B．拟邀媒体记者
1)平面媒体（包含专业杂志与报刊，具体名录与公关公司考量后确定）
2)网络媒体（新浪家居、搜狐焦点、搜房网、和家网、China-Design等）
3)广播电视媒体（第一财经《时尚家居》栏目等，协助视频拍摄）
C．设计师群体
1)全国著名设计大师
2)上海设计届精英
3)各地经销商设计代表
4)设计院、装饰公司的关键人物
D．经销商代表
七、推介会流程及内容
1)与会嘉宾签到就座并发放礼品资料
2)主持人开场白、介绍嘉宾及推介会内容安排
3)XXXX公司领导引荐讲话
4)行业领导与嘉宾讲话
5)剪彩仪式、XX新品亮相与展示
6)设计师产品点评鉴赏与交流
7)媒体访谈、记者问答
8)冷餐会及文艺表演
9)致答谢辞并欢送嘉宾
八、推介会现场布置
以主题背板、活动展板、鲜花、绶带、气球飘带、音乐等烘托热烈、隆重又不失优雅的气氛。
A．场外布置：
1)彩虹门
2)吉祥树
3)升空汽球及彩飘
4)鲜花
5)礼仪小姐
6)迎宾演奏人员（小提琴、大提琴、萨克斯风等演奏）
7)会场主通道沿途布置展板或POP海报
8)签到暨礼品发放处布置：
2台面布置：设X张台面，分别为嘉宾签到台和媒体签到台，覆红色绒布；
2台上物品：签到本X册、名片箱X个、指示牌X个；
2礼品准备：笔、本，XXXX宣传册及新品资料，矿泉水，礼品一份，用XXXX手提袋分装好；
2人员配置：每张签到台X人，分别负责嘉宾引导和媒体的接待签到、分发礼品袋等工作。
B．场内布置：
X）中心舞台
大幅主题背景板（设计主题以XXXX艺术XX新品的高雅、尊贵的风格）
演讲台及麦克风
嘉宾访谈座椅
产品展示道具
音响设备，笔记本电脑、投影仪等
X）嘉宾席（桌上摆放到会嘉宾姓名座牌、饮料、纸、笔等）
X）记者席（设分区指示牌及采访提纲、产品资料、用笔及USB电源附件等）
X）经销商等其他参会席
X）会场两侧布置
2形象广告展板
2易拉宝或海报
2摄像机三角座架、拍摄区域
2配置服务人员若干
C．酒会用餐区域布置：
1)主题背景板（以设计师艺术沙龙在XXXX的表现主题）
2)主持人与嘉宾演讲台
3)演艺人员表演舞台
4)演奏道具及音响设备
5)自助用餐及酒水区
九、媒体宣传计划
X．媒体投放节奏：
2以X-XX月份为本次推介会的媒体投放周期；
2投放节奏前期为蓄水期预热，推介会期间集中释放，推介会后以活动报道和市场反馈；
2推介频次以渐进式以至密集型为要，占领主流媒体重点时段为X月下旬至XX月上旬。
X．媒体选择
前期以专业媒体为主，推介会期间大众媒体与行业媒体相结合，线上为主、线下为辅。
（具体媒体名录与公关公司商议后确定）
X．媒体推介形式
媒体推介形式以新闻通稿及访谈软文为主要形式，并连续周期性投放系列主题硬广。
十、活动组织人员
为了使本次推介会的会前准备工作、会中危机处理工作、会后整理工作都能顺利完成，设立新闻推介会工作组，规划组织结构安排，责任到人、分工协作。
新闻推介会总顾问：XXXX
职责：总体把关，督促检查，高层联络
执行总监：XXXX
职责：全盘负责，计划实施，分工推进
下设分类项目执行小组：
A．行政组（组长：）
本组职责：
1)会场洽订与物品供应保障
2)活动道具与器材和租赁与筹备
3)礼品采购与分装发放
4)礼仪与演艺人员的调配
5)主持人、嘉宾的演说安排与讲稿
6)餐会、酒水与食宿以及车辆安排
B．外联组（组长：）
本组职责：
1)确定参与人员名单并加以跟进落实
2)与会嘉宾的邀请与即时电话联络
3)与会嘉宾的迎送、接待
4)参会人员的照应与协调
5)嘉宾的活动安排与礼金发放
C．产品组（组长：）
本组职责：
1)现场展示产品的出样
2)出样产品的运输、配送等
3)现场活动物料的运送
D．媒体组（组长：）
本组职责：
1)负责公关公司和合作媒体的邀请与联络
2)来访记者的'接待与安排
3)媒体采访报道的监督与实施
4)媒体记者的稿费发放
5)新闻通稿与采访提纲的提供
6)媒体宣传硬广、软文及活动报道软文的构思、撰稿
E．制作组（组长：）
本组职责：
1)与广告制作公司的洽谈与联络
2)活动现场的场景布置与展示设计制作
3)出样产品的展示表现与陈列方式
4)活动广告物料的设计与制作
5)邀请函、宣传资料、会议用宣传品的设计制作
6)活动现场的拍摄
F．财务组（组长：）
1)专项活动费用的财务统计
2)现场人数、礼品的数目统计
3)其它物品的领用、登记、统计与核实
4)各类赠送礼金的准备、分包及统计
5)活动现场现金支出的供应与登记
以上各组的工作内容有分工有协作，需要互相配合。
为了保障活动的顺利进行，针对过程中可能的突发情况，各组组长共同形成应急处置方案！
十一、具体工作布署
A．前期筹备
1)X月XX日前，合作的公关公司及详细的推介会活动细案必须确定，善于应急制作并能保证质量的制作合作公司确定；
2)X月XX日前，新产品宣传册设计、定稿、印刷完成；
3)X月XX日前，活动地点，会场租用协议签定，对场地的熟悉了解到位；
4)X月XX日前，主题背景画面、展板、邀请函、横幅、POP海报及展示设计方案全部定稿交付制作；
5)X月XX日前，出席人员名单、相关机构领导、嘉宾名单、媒体名单、主持人等名单及人数全部确定；
6)X月XX日前，发放正式邀请函，X月XX日前电话跟进一次；X月X日前，最后确定参加来宾名单、客户资料和总参与人数；
7)X月XX日前，所有物品准备完善，礼品、签到本、签到笔、台卡、背板、邀请函、横幅、海报、气球、展示资料等全部到位；
8)X月X日前，与合作公司一起联系场地，安排布置，场外宣传牵涉相关部门的协调，用餐菜单及规格确定，详细的服务方案落实就位；
9)X月XX日前，会场内外及过道，门店等处，气氛、背景、物料安装全部到位，器材设备调试正常，桌椅安排（及来宾座席位置）确认到位。
B．活动议程
一、新闻推介会
1)XX：XX工作人员与服务人员全部就位，产品、设备、器材、物品全部备置妥当。
2)XX：XX—XX：XX媒体、嘉宾签到，工作人员发放礼品，礼仪小姐引导进入会场。（XX分钟）
3)XX：XX—XX：XX参会人员全部就座，文艺表演及音乐伴奏。（XX分钟）
4)XX：XX—XX：XX主持人开场白串词，感谢领导莅临、欢迎来宾到场，介绍与会领导嘉宾，嘉宾分别与观众致意。（XX分钟）
5)XX：XX—XX：XX公司领导致辞（XX分钟以内）
6)XX：XX—XX：XX各位嘉宾讲话（XX分钟左右）
7)XX：XX—XX：XX剪彩仪式，产品亮相并展示，主诗人介绍产品，媒体拍摄并记录。（XX分钟）
8)XX：XX—XX：XX媒体现场访谈，记者提问，公司领导作解答。（XX分钟）
9)XX：XX—XX：XX记者采访相关人员，公司给记者发放新闻通稿及稿金。其他与会人员交流。（XX分钟）
10)XX：XX—XX：XX设计师点评与鉴赏，设计师之间交流。（XX分钟）
11)XX：XX—主持人中场串词，礼仪小姐引导嘉宾及记者去酒店出席酒会。
二、艺术沙龙酒会
1)主持人串词
2)公司领导致答谢辞
3)文艺表演开始
4)自助式冷餐酒会
5)设计师及嘉宾互相交流
6)酒会结束，欢送嘉宾，安排住宿
C．广告行程
X月XX日，网络媒体广告启动
X月XX日，产品系列广告开始投放
X月XX日，网络媒体专业杂志媒体刊发硬广
X月X日，户外媒体、车身广告开始投放
X月XX日，报刊杂志，软文报道
X月XX日，新闻通稿，软文刊发，
X月XX日，软文刊发，活动报道
X月XX日，产品软文，促销硬广，密集投放
X月XX日，大众媒体，专业媒体，硬广、软文集中投放
XX月X日—XX月XX日，促销海报，活动硬广、软文刊发
十二、会前预演排练
为了确保媒体见面会的成功举行，达到预期目标，于会前排练主要事项，并针对可能的突发情况筹备应急处理方案。
排练时间：XXXX年X月XX日（在正式会程前五天进行预演）
排练安排：按照活动方案分步演练实施，发现问题并谋划应对解决方法。
十三、会后总结工作
收集整理所有媒体所发报道、专访及广告（报纸、录像、图片等），活动所有资料编辑整理成册刻盘。
十四、门店促销活动
配合新品上市和国庆黄金周旺季促销。
活动主题：国庆悦宾大礼·新品盛装登场
活动形式：一系列老产品和新产品促销优惠。（具体产品和促销方式待定）
活动道具：广告单页、店堂海报、展架等
十五、活动资料准备
1)邀请函
2)推介会议程
3)新闻通稿
4)领导欢迎词发言稿
5)嘉宾演讲发言稿
6)发言人的背景资料介绍（应包括头衔、行业地位等）
7)公司产品宣传说明资料（公司宣传册、新品产品册）
8)电子资料及产品图片等
9)手提袋、纪念礼品
10)空白信笺、笔（方便参会人员记录）
11)企业负责人名片（新闻推介后进一步采访、联络方式）
十六、费用预算
1)公关公司代理费：以XX万元通常XX%为计，约XXXXX元；
2)设计、制作、安装服务费：XXXXX元；
3)场租费：以XXXX元计；
4)现场物料运输安装、人工费用：XXXX元；
5)物料费用：彩虹门、条幅、吊旗、升空汽球、主题背板、展板、海报，共约XXXXX元；
6)嘉宾及记者出场费：嘉宾拟邀XX人，知名媒体记者拟邀XX人，共约XXXXX元；
7)礼品采购及嘉宾用品费用：（礼品有一定档次）以XX人计，单价XX元，共约XXXX元；
8)主持人、礼仪小姐、演艺人员佣金：XXXXX元；
9)酒店餐饮、住宿、交通费用：以XX人计，约XXXXX元；
10)媒体人员车马费：各级媒体数额不等，以XX家媒体计，以XXXXX元计；
11)媒体软文推介、广告投放费用：以XXXXXX元计；
12)其它杂项支出：XXXX元；
总计：约XX万元