物业部管理制度（通用7篇）
1.制定本办法的目的、依据和适用范围
1.1为了加强物业部门的文档管理,充分发挥文档的作用,更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定,结合物业管理行业特点及本公司实际情况,制订本管理办法。
1.2本管理办法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。
2.文档的定义
2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。
3.文档管理的基本原则和要求
3.1为维护文档的完整、安全,同时便于有效利用,各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理”的原则,即:凡明确列入由区域物业部集中保管目录的文件材料(原件)由区域物业部集中保管;其他文件材料(原件)由各商场物业(保安)部按集团的规定要求自行管理。
3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。
4.文档管理机构和人员
各商场在物业经理的领导下,形成档案工作的管理网络。
*集团物业推进中心对各区域物业部、各商场物业(保安)部文档工作进行指导、检查和考核。集团物业推进中心文档配备专职文档管理人员,负责收集、保管和提供利用物业条线各类文档;
*各区域、各商场物业部门的文员(或指专人)在部长(经理)领导下负责本区域、商场(物业条线)文档材料的归集和整理立卷,并按规定向集团物业推进中心送交相关文档。
*各区域物业部、各商场物业(保安)部均须根据文档保管的要求设置固定文档存放点,并配备文档管理人员和必要的文档存放橱柜,负责本部门文档材料(资料)的归集、整理。
*各区域物业部长、各商场物业(保安)经理为文档工作的主要责任人,并将文档工作纳入部门的年度工作计划。
5.文档案管理人员的职责
5.1.集团物业推进中心文档管理人员的职责:
*负责公司级(物业条线)各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等;
*按规定要求统一管理公司(物业条线)的文档,确保文档的完整和安全。对已接收入室的文档,有计划参与进行整理、重组和销毁工作;对因归档制度不健全或执行不严而遗漏失散在外的重要文件材料,加强收集归档;
*指导、督促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作,组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训;
*参与实施对部门文档工作的考评;
*负责编制公司(物业条线)文档目录、检索资料,严格执行文档借阅制度,主动、快捷提供利用服务;
*办理领导交办的其他有关文档业务的工作。
5.2.区域物业部文档管理人员的职责:
*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作,对集团物业推进中心需要的文件材料,按规定要求及时送交归档;
*负责由部门日常使用保管的文档、资料(主要是物业管理业务文档)的管理。
*部门文档管理人员如兼文员工作,则还应当承担如下职责:
(1)负责本部门文书处理工作,包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;
(2)负责本部门文书管理工作,包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。
5.3.商场物业(保安)文档管理人员的职责:
*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作,对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料,按规定要求及时送交归档;
*负责由部门日常使用保管的档案、资料(主要是物业管理业务档案)的管理。
*部门文档管理员如兼文员工作,则还应当承担如下职责:
(1)负责本部门文书处理工作,包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;
(2)负责本部门文书管理工作,包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等,并按规定及时向文档室移交。
6.公司(物业条线)文件材料归档范围
*前期工程交接验收范围的材料归档
*客商户档案(含二次装修资料)及客户服务范围的材料归档
*物业运作管理(含合同、协议、来往文书等)范围的材料归档
*其它范围的材料归档
7.档案的管理和移交
*向文档室(各部门)移交文档时,应办理交接手续。按规范格式填制〖归档文件材料移交接收清册〗,认真做好清点、登记和签署工作。
*文档管理应遵循保密工作有关规定。
*文档室必须具备防盗、防火、防有害生物等安全设施。文档室由文档管理人员专人管理。
*按规定由各部门负责管理的档案、资料(主要是物业管理业务档案),在该物业项目管理终止或管理主体发生变化时,应按规定编制移交清册后,向接管该项目的物业办理移交。
8.档案的查阅利用
*文档室应当多渠道、多形式地开展文档利用服务工作,努力提高文档利用效能。
*查阅、借阅文档需办理相关登记和批准手续,并填制〖文件档案资料查阅登记表〗及〖文件档案资料借阅登记表〗。
*查阅、借阅、复印各部门文档资料时,一般需经相关领导签字批准,并须办理相关登记(归还时及时注销)手续。
1.通过对冷热水供应系统、设备的巡视,及时发现、处理所存在问题,以保证系统的正常运行,并使系统处于良好的运行状态。
2.巡视人应按照规程的要求对水泵房、生活热水设备、消防水箱等进行巡视。
3.巡视人应按照规定的周期、时间认真做好巡视工作,认真填写记录,发现问题及时处理,当遇有涉及其它专业、部门问题时应及时通知相关专业、部门并报告领班或工程师。
4.凡与饮用水直接接触的工作人员,每年必须取得卫生医疗机构颁发的健康证,并经过卫生知识培训后方可上岗。
5.工作人员上岗前必须做好个人卫生;凡与水体有接触的设备、工具、用品等都要经过消毒处理后方可使用,防止对饮用水造成污染。
6.用于卫生防护的设备或用品须从市卫生行政部门批准的单位采购。
7.每年应由具有卫生许可证的单位对水箱进行一次全面清洗、消毒,并对水质进行检验,水质标准达到《饮用水卫生标准》gb5749-85的要求。
8.严禁在水箱间内进行任何有污染的活动或施工。严禁在水箱间内使用或存放能产生污染的材料。
9.定期检修溢流管、水箱盖、观察孔、排气管、管道过滤器。
10.保证各个水泵单流门处于良好状态。保证水箱间或水泵房地沟、地漏排水通畅。保证水箱间的门锁完好,钥匙由当班人保管。
1、负责购物中心设备设施正常、安全、经济运作,为购物中心的经营提供基本保证。
2、负责购物中心所属设备设施的运行、维修、保养工作,使之保持良好的工作性能技术状况。
3、根据经营布局要求及设备技术状况,对设备设施进行合理调整改迁,使公司物业得到升值。
4、对部门员工进行严格管理、检查、督促部门员工严格执行公司各项管理制度。
5、组织部门员工进行物业管理培训,提高员工综合素质。
一、计划管理
根据物业的业户情况和公司的经营管理的总体目标,物业部要制定出各种配套计划,以使工作更加主动、有效和协调。主要计划有:
(一)编制和控制部门年度的各项预算;
(二)根据物业业户情况制定每月工作计划;召开每周业务工作会议,确保工作区域处于良好状态。
(三)制订每月培训计划并监督实施。
(四)制定好物资设备的管理计划。
二、组织管理
根据物业的规模及管理体制,设置、调整和完善物业部的各种机构和岗位,明确各种岗位的职责和任职要求,并制定各项工作的操作程序和业务流程,以及各项规章制度。
三、人员管理
根据各岗位的任职要求和待遇,聘用合适人员,通过培训使他们掌握物业部工作的职业态度、职业知识、职业技术和养成职业习惯。同时,通过有效的奖惩与激励管理,使员工能始终积极、主动地进行工作。
四、物资设备管理
制定好物业部物资设备的管理计划。与财务部、仓库、工程部等部门分工合作,做好物业部物资设备的采购、领用、安装、维修、保养、更新等各项工作,以减少资金的耗费与占用。
五、质量管理
培训员工树立质量意识,实行全面质量管理。通过对物业部各项工作质量标准的制定、实施、检查、改进这样一个不断循环往复的过程,不断保持和提高物业部的服务质量和工作质量水平。
六、预算管理
按照责任会计制度的要求,编制和控制物业部年度的各项预算。通过向总经理提出各种有利于单元的出售出租的建议,来不断增加收入。同时,在审批部门领用的物资时,努力在不降低规格的前提下,尽可能降低成本。
七、协调管理
协调好物业部与物业内及物业外各部门的关系。前者如与销售、保安、工程、财务、行政及人事、保洁的关系,后者如与公安局、航空公司、邮局等的关系,以取得它们对客务服务工作与管理工作的支持和合作。
1.电梯是保证大厦运营的重要设备,必须加强管理。
2.电梯设备的安装、大修、更新等必须由劳动局认可的单位进行,取得合格证后方可运行。
3.电梯维修人员、电梯司机必须持证上岗。
4.电梯的保养维护工作必须按生产厂家的有关规定进行。
5.电梯机房要清洁整齐、无杂物,符合安全及消防要求,无关人员禁止进入。
6.电梯系统要保证“安全、舒适、快捷”,有碍安全的故障或隐患必须排除后方可运行。
7.电梯出现故障困人时,应执行《电梯发生故障应急方案》,并及时排除故障,解救被困人员,确保电梯安全运行。
1、每日提前做好巡视检查工作准备,检查仪表仪容、记录表、笔及其他必备用品;
2、遵守工作要求,按时进行各项巡视检查工作;
3、按照规定的时间、规定的巡查路线、规定的巡查项目认真细致的做好巡视检查工作;
4、巡视检查过程中要做到不粗心不漏项,对每一个项目都要细致耐心的检查,要有责任心;
5、工整仔细的填写巡查记录表;
6、对每一个发现的问题都要做到:认真记录、及时处理、解决不了、及时上报;
7、对当班未处理完毕,需要跟进解决的问题,要在值班记录本上明确记录,以便下班人员跟进;
8、巡视检查工作期间,要严格遵守公司制度,维护公司形象,维护公司利益;
9、如遇突发事件,要保持冷静,严格按应急方案处理。
1、工程部全体员工必须加强防火安全防范意识，并协同安全部认真做好大厦各系统的防火安全保卫工作。
2、各个岗位的人员必须坚守岗位，发生事故或发现可疑情况时应迅速处理、上报、并负责保护好现场。
3、外来人员禁止进入配电室、空调机房、电梯机房、水泵房、弱点机房等区域；参观、学习、施工如需进入必须经物业公司经理及工程部主任批准并在客服部办理登记手续后，由值班人员带领（或陪同）方可，严禁拍照、摄像。
4、各岗位值班人员除负责设备安全运行外，还必须对所属机房进行防火安全检查，发现不安全因素，应及时向上级汇报、整改。
5、任何人不得随意配制各机房钥匙，无人时必须锁好机房门窗；供水系统值班人员负责检查锁好各水箱盖，无关人员不得借用钥匙，除供水值班人员外，必须经值班主任批准才能打开水池盖。
6、需要进行动火作业时，要先办妥动火证后，方能进行施工，施工前要尽可能排除易燃物品及配备灭火筒。
7、施工后应认真检查，确保没有火种后方能离开。
8、任何人不能随意挪动消防器材，发现消防设施损坏或泄漏应及时通知消防中心。
9、任何人发现火警应及时报告，尽力配合消防队员一起扑灭火灾。
一旦大厦发生火灾，工程部的首要任务是保证消防设施设备的正常运转，并组织重要设备的保护、疏散工作。