在社会一步步向前发展的今天，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是整理的文件管理办法【精选5篇】，在大家参照的同时，也可以分享一下给您最好的朋友。
第一章总则
第一条为进一步加强全市政府规范性文件的管理和备案工作，提高规范性文件质量，建立科学化、民主化、制度化的行政决策机制，维护法制统一，推进依法行政，根据《河南省行政规范性文件管理办法》(河南省人民政府令第169号)等有关规定，制定本办法。
第二条本市行政规范性文件(以下简称规范性文件)的制定、备案及其监督管理，适用本办法。
第三条本办法所称规范性文件，是指除政府规章外，行政机关制定的涉及公民、法人或者其他组织权利义务、在一定期限内反复适用、具有普遍约束力的文件。
第四条制定规范性文件应当坚持下列原则：
(一)合法性原则。以法律、法规、规章和上级政策规定为依据，维护法制统一；
(二)合理性原则。体现改革精神和精简、统一、效能的要求，确立的主要制度符合实际情况，公平合理地界定行政机关与行政管理相对人之间、行政管理相对人相互间的权利义务关系；(三)公众参与原则。充分保障相关行政机关与行政管理相对人的知情权、参与权、建议权，广泛听取各方面的意见和建议；
(四)权责一致原则。在赋予行政机关必要职权的同时，规定其行使职权的条件、程序和违法行使职权所应当承担的责任；
(五)必要性原则。法律、法规、规章和上级政策已有明确、可操作性规定的，规范性文件原则上不作重复规定或简单转发。
第五条制定机关应当控制规范性文件的数量。法律、法规、规章以及上级行政机关的规范性文件已经明确规定的内容，下级行政机关的规范性文件原则上不作重复规定。
第六条各级政府应当加强对规范性文件制定和备案审查工作的监督管理。
各级政府法制机构具体负责对规范性文件制定和备案审查工作的监督管理。
政府各部门和其他有关单位(以下简称市直各单位)应当配合本级政府法制机构做好规范性文件制定和备案审查的相关工作。
第二章起草
第七条规范性文件由政府各部门负责起草。
规范性文件内容涉及公众重大利益、社会关注度高或者专业性强的，起草单位可以邀请有关专家参与起草。
规范性文件内容涉及两个或者两个以上部门职权的，应当由两个或者两个以上部门联合起草；联合起草时，由一个部门主办，其他部门配合。关系政府工作大局的重要规范性文件，由本级政府法制机构牵头，组成专门小组负责起草工作。
第八条规范性文件不得设定下列内容：
(一)行政许可；
(二)行政处罚；
(三)行政强制；
(四)行政事业性收费，但省人民政府以及省财政、价格主管部门按照法定权限设定的收费事项除外；
(五)政府性基金；
(六)其他应当由法律、法规、规章规定的内容。
没有法律、法规依据，规范性文件不得作出减损公民、法人和其他组织合法权益或者增加其义务的规定。
第九条起草规范性文件，应做好下列准备工作：
(一)就规范性文件拟规定的主要措施进行调查研究，总结有关工作的实践经验。已有文件作出相关规定的，应对原文件实施效果进行评价，并对制定新文件的必要性进行论证；
(二)搜集相关法律、法规、规章和上级规范性文件，明确其规定和精神，搜集外地有关资料并与本地进行对比研究。需要进行调研的，应当拟定调研提纲并报本级政府法制机构提出意见；
(三)论证规范性文件拟设定的基本制度和拟解决的基本问题，对其可行性作出说明。
第十条规范性文件起草过程中，起草单位应当组织本单位相关内设机构人员进行研究，并经本单位法制机构进行法律和技术审查；涉及其他部门职责或与其他部门关系密切(部门职责规定、财政资金分配等)的，应当采取征求意见、召开座谈会等方式充分征求相关部门意见。被征求意见部门应当认真负责地对涉及本部门的问题提出意见和建议，并盖章确认。
第十一条涉及行政管理相对人切身利益或有关国家机关、企事业单位、公民对规范性文件内容有较大分歧的，可采取书面定向征求意见或登报、召开座谈会、论证会、听证会等方式公开听取有关机关、单位或公民的意见和建议。
涉及公众重大利益、公众意见有重大分歧、可能影响社会稳定，或者法律、法规、规章规定应当听证的规范性文件，应当进行听证。
第十二条公民、法人或者其他组织对规范性文件草案提出意见和建议的，起草单位应当研究处理。
第十三条有关部门对规范性文件草稿的主要措施、管理体制、权限分工等有不同意见，由起草单位与有关机关进行协商；经协商不能达成一致意见的，仍存在重大分歧的，报本级政府分管领导协调、决定。对重大分歧意见的协商、处理情况，应当在起草说明中载明。
第十四条起草单位应当根据征求意见和建议情况对征求意见稿进行修改，形成送审稿报本级政府法制机构进行审查。
规范性文件送审稿应当由起草单位负责人签署；属二个及二个以上单位共同起草的，由所有起草单位负责人共同签署。
第十五条起草单位报送规范性文件送审稿时，应当同时报送以下材料：
(一)规范性文件起草说明。起草说明应当包括制定的必要性、主要依据、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施、征求意见情况、重大分歧意见的处理情况等内容。本级政府现有文件已对有关内容做出规定的，还应说明拟制定文件与原文件的协调、衔接、创新情况；
(二)所依据的法律、法规、规章、上级政策规定及外地参考材料；
(三)征求的相关单位与个人意见原件、座谈会和论证会原始记录、听证会的听证报告；
(四)审查文件必备的其他材料。
报送材料不齐备的，政府法制机构可责令限期补齐。
第三章审查
第十六条政府法制机构主要从以下几个方面对规范性文件送审稿进行审查：
(一)是否符合本规定确定的原则和有关法律、法规、规章和上级政策规定；
(二)是否与本级政府现行有效的规范性文件协调、衔接；
(三)是否按照本规定征求意见或进行论证、听证；是否正确处理有关机关、组织、公民对规范性文件征求意见稿提出的意见和建议；
(四)是否符合规范性文件体裁、文字语言、逻辑结构等技术要求；
(五)需要审查的其他内容。
政府法制机构应当自收到规范性文件送审稿之日起10个工作日内审查完毕，但需要协调部门意见、召开论证会、听证会、组织考察和等候起草单位报送依据材料的时间除外。
第十七条政府法制机构在必要时，可以将送审稿修改后发送有关单位重新征求意见，有关单位应当按期限要求及时回复书面意见，并提交相应依据材料；涉及重大问题的，可采取座谈会、论证会、听证会等方式广泛征求意见和建议。
认为确有必要借鉴外地经验的，可以列出考察提纲，组织有关部门进行考察。
第十八条政府法制机构对规范性文件送审稿进行审查后，根据不同情况分别作出如下处理：
对于制定条件已经成熟，符合国家法律、法规、规章和上级政策规定的，建议提交政府集体讨论研究；
(二)有下列情形之一的，提出书面审查意见，退回起草单位修改：
1.送审稿的文字表述、逻辑结构等语言技术有重大缺陷，妨碍对文件的准确理解或者与规范性文件语言规范严重不符的；
2.在审查过程中发现与本级政府原有文件不协调、不衔接，起草单位不能提出明确意见又不接受政府法制机构意见的；
3.制度设计有明显缺陷需要重新考虑改进的；
4.对规范性文件送审稿规定的主要制度存在较大争议，起草单位应与有关部门进行协商而未进行协商或者没有依照本规定进行论证、听证，且不属急办事项的。
(三)有下列情形之一的，报请政府领导同意，退回起草单位：
1.限制行政管理相对人权利或增加其义务，没有法定依据的；
2.重复法律、法规、规章及上级文件的规定，没有新内容的；
3.拟定的文件不具有可行性的；
4.属于部门职责范围，应由部门制发文件的；
5.属于执行性的技术规范或具体操作性的内容，不宜由政府制发文件的。
第四章决定和公布
第十九条制定对公民、法人或者其他组织的权利义务产生直接影响的规范性文件，应当经本级政府常务会议集体讨论决定。
第二十条政府常务会议讨论规范性文件草案时，起草单位负责人应就草案主要内容进行说明，有关部门应当列席会议。
第二十一条起草单位应根据政府常务会议讨论意见，对规范性文件送审稿进行修改后报政府法制机构。政府法制机构根据常务会议纪要内容予以审定后，按照政府公文运行程序运行。
第二十二条规范性文件应当自形成之日起20个工作日内，通过政府门户网站向社会公布。涉及公众重大利益的规范性文件，还应当在报纸上全文向社会公布，电视台应及时发布消息。
未经公布的规范性文件，不得作为行政管理的依据。
第二十三条规范性文件应当自公布之日起15日内，向上一级政府备案。
第五章监督管理
第二十四条各级政府应当定期组织对本办法的实施情况进行监督检查，并将规范性文件管理工作纳入依法行政考核内容。
各级政府应当加强规范性文件管理信息化建设，建立健全规范性文件数据库，方便公众查询。
第二十五条政府法制机构应当通过调阅、抽查下级机关的发文登记簿和有关文件等方式，对规范性文件的制定和备案情况进行监督检查。
政府法制机构应当于每年1月15日前向上一级政府法制机构报送上年度规范性文件管理情况统计分析报告。
第二十六条健全规范性文件每隔2年进行一次清理制度。
有下列情形之一的，规范性文件的实施机关应当及时清理：
(一)与现行法律、法规、规章或者相关政策规定不一致的`;
(二)调整对象已不存在的；
(三)不适应经济社会发展要求的；
(四)其他应当及时清理的情形。
实施机关形成规范性文件清理意见后，应当报本级政府法制机构进行合法性审查。
第二十七条规范性文件清理结果经本级政府审定后，应当通过政府门户网站向社会统一公布继续有效、废止和失效的规范性文件目录。
未列入继续有效文件目录的规范性文件，不得作为行政管理的依据。
政府法制机构应当对清理后的政府规范性文件进行汇编。
第二十八条公民、法人或者其他组织对规范性文件有异议的，可以向制定机关或者负责备案审查的政府法制机构提出书面审查建议。
制定机关或者负责备案审查的政府法制机构应当自收到审查建议之日起60日内审查完毕并告知当事人；情况复杂，不能在规定期限内审查完毕的，经本单位负责人批准，可以适当延长并告知当事人，但是延长期限最多不超过30日。
经审核，认为异议成立的，按照原发文程序，由原制定机关做出。
第六章备案审查
第二十九条政府法制机构应当对下级政府、政府各部门(以下简称备案机关)向政府备案的规范性文件进行审查。
规范性文件备案审查应当做到有件必备、有备必审、有错必纠。
第三十条规范性文件按照下列规定报送备案：
(一)县(市、区)政府的规范性文件向市政府备案；
(二)政府工作部门的规范性文件报本级政府备案；
(三)政府依法设立的派出机关的规范性文件，报设立该派出机关的政府备案；
第三十一条备案机关报送规范性文件备案时，应当向接受备案的政府法制机构提交下列材料的电子文本：
(一)规范性文件的正式文本和起草说明；(二)依据的法律、法规、规章和相关政策；(三)征求意见、合法性审查、政府常务会议或者部门领导班子会议集体讨论等情况；
(四)其他与制定规范性文件有关的材料。
第三十二条政府法制机构对报送备案的规范性文件，应当就下列事项进行审查：
(一)是否超越备案机关的法定权限；
(二)是否与法律、法规、规章和相关政策相抵触；
(三)是否违反本办法第八条的禁止性规定；
(四)是否符合规范性文件的制定程序；
(五)其他依法需要审查的内容。
第三十三条政府法制机构应当自收到备案材料之日起30日内审查完毕；情况复杂，不能在规定期限内审查完毕的，经本单位负责人批准，可以适当延长，但是延长期限最多不超过15日。
第三十四条政府法制机构对报送备案的规范性文件进行审查时，发现存在违法情形的，应当向备案机关发出《规范性文件备案审查意见书》。
备案机关应当自收到《规范性文件备案审查意见书》之日起20日内自行纠正，并书面反馈情况；逾期不纠正的，由政府法制机构提出撤销意见，报本级政府予以撤销，并向社会公布。
第三十五条规范性文件实行目录管理。政府法制机构应当定期公布通过备案审查的规范性文件目录。
第七章附则
第三十六条因发生重大紧急事件，为保障公共安全和重大公共利益或执行上级行政机关的紧急命令和决定以及出现其他紧急情况，需要立即制定规范性文件的，经本级政府主要负责人批准，可简化制定程序。
第三十七条市、县(市、区)政府各部门，乡镇政府(街道办事处),法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，其规范性文件的制定，可参照本办法执行。
第三十八条本办法自20xx年1月1日起施行。20xx年11月1日《新乡市人民政府关于印发〈新乡市规范性文件制定程序规定〉的通知》(新政〔20xx〕50号)同时停止执行。
1适用范围
本程序适用于公司范围内施工技术文件的编写、审批、修改、出版、发布、管理和实施。
2目的
规定施工技术文件产生、发布、使用、修改、保管的控制要求，旨在规范技术文件的产生及实施过程。
3技术文件分类
3.1项目管理实施规划/施工组织设计
项目管理实施规划/施工组织设计，是组织和管理工程施工总的指导性文件。应依据施工承包合同、设计文件及施工组织设计纲要（公司投标文件）编定。经过批准的施工组织设计作为开工的必备条件。
3.2施工措施，是指导工程某一个分部或某-个工序施工的文件，必要时进行编制。其内容应突出施工重点，更具有操作性。
3.3施工作业指导书
是以可操作性为主要特征的。技术性文件。
3.4工艺手册
是某些施工技术经过一定时间的应用、验证后，总结形成的典型施工/加工方法的技术文件。
4职责和权限
4.1工程管理部
负责对公司施工技术文件的全面管理和控制，并保证其适用性和正确性。
4.2实施单位
4.2.1工程项目部/生产单位、队及施工人员，必须依据批准/指定的施工技术文件
进行施工管理和施工操作。
4.2.2各级工程技术人员，按相应的分工职责，负责进行技术交底和工程施工过程的监督、检查工作。以保证全面、正确的贯彻和落实技术文件的内容。
4.3相关部门
各相关职能部门应以批准/指定的施工技术文件为依据，对工程项目进行管理、监督、检查及服务。
5施工技术文件的产生与实施管理
5.1施工技术文件流程。（详见图1）
5.2施工技术文件的编、审、批
5.2.1项目管理实施规划/施工组织设计由项目经理组织、项目总工编制、机关主要生产职能部门会签、工程管理部审核、主管副总经理批准。
5.2.2施工措施由施工队专责技术员编制、项目总工审核、项目经理批准。
5.2.3施工作业指导书根据项目管理实施规划/施工组织设计的技术资料清单、设备和材料供应要求组织编制。
一般作业指导书由技术员编制、项目总工审核、分公司主任工程师批准。重要和特殊的作业指导书由项目总工编写，工程管理部审核，总工或者各专业副总批准。涉及有重大安全风险的作业指导书应有安全责任人员审查会签。
带电跨越施工作业指导书必须有项目总工和带电跨越架搭设单位共同编写，工程管理部、安全监察部主任审核，公司总工程师批准。
5.2.4工艺手册的编制与选用
工艺手册中的工艺和施工方法属成熟的工艺方法，由工程管理部组织编制，供工程中选用。选用者应对所选用的工艺手册进行确认签字，并报批准，确保其选用的符合性。
5.3出版、颁发及使用
5.3.1工程管理部负责公司技术文件的出版、颁发和使用管理，并对出版文件备份及归挡。
5.3.2各施工单位批准的技术文件，由批准单位负责出版及报送公司有关职能部门备案。
5.3.3项目工程技术文件必须报工程管理部备案。
5.4.验证
5.4.1施工技术文件编制应充分发扬技术民主，充分吸取有关专业人员和施工人员的意见，必要时应召集有关会议听取意见和建议。
5.4.2施工作业指导书开始使用时，应进行可行性验证，确认可行后正式使用。
5.5修改
施工技术文件一经批准出版后，任何单位/部门和个人，不得擅自修改。若有重大设计修改时，应提出修改报告，由原编审批人员修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作业指导书/工艺手册是本企业知识产权的一部分，领用单位和个人应在控制范围内登记、领用并负责保管。
5.6.2领用人责任
a)遵守公司有关技术保密规定，除在指定工程中使用外，不得私自向外部提供本企业出版的施工技术资料。
b)工艺手册是典型施工技术标准，可以长期和反复使用，领用人应妥善保管。需要重新印制或再版发行时，应按重新领用手续登记。
6标识
6.1文件编号
施工技术文件的编号由项目部资料员依据公司程序文件的要求和档案管理的规定确认。
6.1责任署名
施工技术文件应有审批页，由批准、审核、编写者签名以示责任标识。
6.2单位署名及出版日期
按公司文件统一规定格式在封面正下方标识。
7记录及其管理
《技术文件审批表》由编制单位（部门）负责保管，保存期与技术文件同步。
第一条为规范本厅规范性文件的管理工作，提高依法行政水平，根据《广东省行政机关规范性文件管理规定》等有关规定，制定本办法。
第二条起草、协调、报送审查、讨论通过、发布、评估等规范性文件的监督和管理工作，适用本办法。
本办法所称规范性文件，是指由本厅制定并以本厅名义发布(包括拟报请省政府或省政府办公厅批准后由本厅发布)的，对不特定的公民、法人或者其他组织的权利义务构成影响、具有普遍约束力、可以反复适用的文件。
本厅制定的内部工作制度、规章制度、技术操作规程，对具体事务作出的行政处理决定，以及对本厅直接管理单位的人事、财务、外事等事项制定文件的，不属于本办法适用范围。
第三条本厅各处室、各直管单位、议事协调机构及临时机构，不得以自己的名义制定、发布规范性文件。上述处室、单位和机构需要制定规范性文件的，可以以本厅名义制定、发布规范性文件。
第四条政策法规处负责本厅规范性文件的合法性审核、报送审查、报请公布以及指导监督工作。
第五条各处室(含有关直属、直管单位，下同)根据实际需要，负责或者组织起草各自职权和业务范围内的规范性文件。
综合性的、涉及多项事务的规范性文件由办公室或者政策法规处组织起草。
各处室在规范性文件起草前和起草过程中应当加强与政策法规处沟通，政策法规处在政策、合法性及文件规范性方面给予支持、进行指导。
第六条起草规范性文件应当遵守下列事项：
(一)法律、法规、规章和上级规范性文件对某一方面的行政管理事项尚未专门作出明确规定，确需制定规范性文件，或确有必要对法律、法规、规章及上级行政机关规范性文件的规定进一步作出明确、具体和操作性的规定；
(二)不得违反上位法的规定；
(三)不得违反上级行政机关的决定、命令和规范性文件规定；
(四)不得设置行政处罚、行政许可、行政强制或者规定行政事业性收费(包括管理费、手续费、滞纳金、咨询费等);
(五)没有法律、法规、规章的规定作为依据，不得作出影响公民、法人或者其他组织权利义务的规定；
(六)不得以解释性表述对法律、法规、规章或上级规范性文件的条文、相关定义、适用范围等的内涵进行规定，也不能采取其他表述做出扩大化或缩小化的规定；
(七)不得超越本厅的职权范围。
第七条规范性文件应当符合以下形式要求：
(一)标题应当冠以制定机关名称；
(二)结构合理，条理清晰，概念统一，语言规范准确、简洁明了；
(三)原则上不对法律、法规、规章和上级规范性文件已经明确规定的内容作重复性表述，但在作出操作性、具体性规定时，可以对相应的原则性条文规定进行引用表述；
(四)文末应当规定施行日期，除应急需要外，原则上印发日期与施行日期之间不少于30日；
(五)应当明确规定有效期，暂行或试行的'规范性文件，有效期不超过2年；其他规范性文件的有效期不超过5年。有效期届满后需要继续实施的，应当重新制订和发布。
第八条规范性文件应当包含下列主要内容：
(一)制定目的；
(二)制定依据；
(三)适用范围；
(四)依法设立或者实施的有关工作制度、事项、办事程序、时限和要求等主要内容。
第九条起草人员完成起草工作后，起草处室应当在本处室范围内组织讨论、修改，形成规范性文件的征求意见稿，并按如下规定征求相关单位意见：
(一)征求本厅有关处室和直属、直管单位意见；
(二)以本厅名义征求有关地级以上市水行政主管部门、顺德区国土城建和水利局以及省直管县级水行政主管部门意见；
(三)涉及中央直属单位、地级以上市政府或顺德区政府、省直其他相关部门职责的，以本厅名义征求其意见；
(四)拟报请省政府或者省政府办公厅发布以及报经省政府或者省政府办公厅批准后以本厅名义发布的，以本厅名义征求有关地级以上市政府及顺德区政府的意见；
(五)通过在厅门户网站、省政府门户网站专栏集中刊载等多种形式、多种渠道，公开征求群众意见，社会涉及面广、与群众利益密切相关的规范性文件，应当听取群众意见；
(六)依法应当组织听证的，应当组织听证听取意见。
第十条起草处室应当根据有关意见作出相应的修改或者协调，形成规范性文件草案后送政策法规处审核，并提交下列文件：
(一)规范性文件草案文本；
(二)制定规范性文件的简要说明，包括起草背景、必要性、依据、起草过程以及主要制度等内容，制定依据包括相关法律、法规、规章和上级规范性文件等；
(三)对征求意见的采纳情况和未予采纳的说明；
(四)公开征求群众意见情况；
(五)有关听证材料和处理意见。
第十一条政策法规处负责对规范性文件草案进行合法性审核。
对各处室提交审核的文件，经审核认为不属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起5个工作日内将该文件退回起草处室，并说明理由；对属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起10个工作日内提出书面审核意见。
政策法规处审核规范性文件，原则上只审查合法性，不审查可行性和合理性。合法性审核应重点围绕立法保留事项、行政处罚、行政许可、行政强制、行政事业性收费、限制权利以及是否超越权限等七个方面开展。
若发现存在可行性或者合理性问题时，政策法规处可以就文件可行性、合理性及结构、文字表述等问题提出修改意见，由起草处室决定是否修改。
对草案主要内容意见较多或者存在较大分歧的，政策法规处应当召集起草处室和有关处室进行协调、修改，必要时提请厅领导召开专门会议研究决定。
第十二条规范性文件草案经政策法规处合法性审核后，由起草处室提请厅务会议审议。
第十三条规范性文件草案经厅务会议审议通过后，政策法规处会起草处室拟文，经分管政策法规工作的厅领导签发后报送省政府法制办公室审查。
第十四条经省政府法制办公室审查的规范性文件草案，按下列程序处理：
(一)经审查同意的，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发；
(二)经审查提出修改意见的，由起草处室会同政策法规处修改后呈报厅主要领导签发；
(三)对审查意见有异议的，由政策法规处提请省人民政府复核；
(四)经审查认为不能发布的，经厅领导同意后，取消该规范性文件草案。
第十五条拟报请省政府或省政府办公厅批准、以本厅名义发布的规范性文件，由政策法规处按程序报经省政府法制办公室审查，并由起草处室报请省政府或省政府办公厅批准后，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发。
第十六条规范性文件发布后，由政务中心在厅门户网站上公开。具体负责组织实施的处室应当做好规范性文件实施的有关工作。
政策法规处于规范性文件发布后5个工作日内，将规范性文件纸质文本一式两份、电子文本一式一份报请省政府办公厅在《广东省人民政府公报》上发布，并将一份纸质文本抄送省政府法制办公室。
在《广东省人民政府公报》发布前的规范性文件，不具有法律效力，不得作为行政管理的依据。
第十七条政策法规处每隔两年组织对本厅的规范性文件进行清理，由负责组织实施的处室提出废止、宣布失效或者修订建议。
有关法律、法规、规章和上级文件新出台、废止、宣布失效、修订或调整的，负责组织实施的处室应当于3个月内对规范性文件进行清理。规范性文件与法律、法规、规章和上级文件相抵触或者不一致的，应当于6个月内提出修改或者废止意见。
暂行或试行的规范性文件，负责实施的处室应当自暂行或试行期满3个月前对实施情况进行评估，并于暂行或试行期满1个月前提出废止或制定正式规范性文件的意见。
负责实施的处室在组织实施规范性文件的过程中，发现规范性文件内容与有关法律、法规、规章或上级文件规定不一致，或因实施条件发生变化等需要修订或停止实施规范性文件的，应当及时提出修改或者废止意见。
修改程序按制定程序执行。
第十八条规范性文件内容存在歧义，或者因公民、法人或者其他组织对本厅的规范性文件有异议的，由政策法规处会同起草处室进行解释或依法作出其他处理。
第十九条本厅与省直其他部门联合起草、制定规范性文件的，参照本办法执行。
第二十条本办法自发布之日起施行。
公开方式：主动公开
抄送：省法制办，各地级以上市水务局，顺德区国土城建和水利局。
广东省水利厅办公室
20xx年12月13日印发
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3.1上行文:请示，报告，计划，总结；
3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3.3平行文:信函，会议纪要。
4、文件格式
4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:
4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；
4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名:落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般应写发文日期；
4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；
4.9.3重要的文件写签发的日期；
5、文号
5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:
7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。
7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。
7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8、相关文档
8.1文号编码规则
8.2《文件编号使用登记表》
8.3《对外发文登记表》
8.4《对内发文登记表》
8.5《收文登记表》
8.6《文件处理单》
8.7《传阅单》
8.8《用印登记表》
8.9对外发文格式
8.10对内发文格式
8.11报告总结格式
8.12会议纪要格式
8.13会议记录格式
9、修订及实施
9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
9.2本规定修订权在公司。
9.3本规定从二零零四年五月一日实行。
第一章 总则
第1条 为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。
第2条 本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。
第3条 本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。
第4条 主要职责。
1。集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。
2。集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。
3。集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。
4。集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。
5。集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。
6。区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。
第二章 文件的类别
第5条 文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。
第6条 公文。
1。定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2。分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。
3。公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。
第7条 档案。
1。定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。
2。分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。
3。档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。
第8条 体系文件。
1。定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。
2。分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。
3。体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。
第9条 制度文件。
1。定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。
2。分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。
3。制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。
第三章 文件的管理
第10条 企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。
第11条 集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
第12条 对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。
第13条 文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。
第14条 管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。
第15条 工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。
第16条 集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。
第17条 企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。
第18条 体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。
第四章 文件的编制与审批
第19条 文件格式要求。
1。文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。
2。文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
3。文件应字迹清楚，标示明确。
第20条 管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。
第21条 体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。
第22条 施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。
第23条 工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。
第24条 制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。
第25条 文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。
第五章 文件的编号
第26条 公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。
第27条 档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。
第28条 体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。
第29条 制度文件的编号。
1。编号规则：
部门代号 顺序号 发布年号
2。部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。
3。文种代号：X表示文种代号，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。
4。顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01，02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。
5。发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如20xx，视情况可省略。
第六章 文件的发放与签收
第30条 文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。
第31条 外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。
第32条 国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的'有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。
第33条 施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。
第34条 新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。
第35条 集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。
第七章 文件的保存
第36条 文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。
第37条 文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。
第38条 文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。
第39条 当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
第八章 文件的更改
第40条 文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
第41条 文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
第42条 文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。
第43条 外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。
第44条 文件的更改/修订方式。
1。划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门（人）在相应位置上划改。
2。换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。
3。换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。
4。文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。
第45条 文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按ISO9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“A/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“A/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“B/0”。
第九章 文件的废弃与销毁
第46条 作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。
第47条 若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。
第十章 附则
第48条 本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。
第49条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。
第50条 附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。