第一条、为了提高办公设备的使用效率，保持其设备性能，有效节约费用开支，根据公司实际情况制定本办法。这次为您整理了办公设备管理制度优秀7篇，如果对您有一些参考与帮助，请分享给最好的朋友。
为了分局办公设备正常的运转，提高办公设备的`工作效率和使用效率，特制定本制度。
一、适用范围
本制度所指办公设备主要包括电话、传真机、电脑、打印机、复印机、照相机、桌椅、文件柜等。
二、办公设备日常使用和保养
1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，指定固定资产管理人员主管负责监督检查。
2、固定资产管理员对办公设备保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。
3、办公设备发生故障无法自行修理的，设备使用人应填写设备维修单，经分局长签字后，交固定资产管理员实施。
5、所有公用办公设备由固定资产管理员统一管理。
5、固定资产管理员负责对办公设备的使用进行不定期的检查，对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。
三、办公设备分类管理
1、电脑的使用管理
实行专人专管。使用人负责日常操作，非本设备使用人员不得随意使用。严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。严禁私自拷贝、泄露涉及分局有关涉密的文件资料。任何人未经他人同意，不得使用他人私人电脑。
2、电话的使用管理
电话由各办公室统一负责管理，各工作人员负责监督并控制使用。通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。禁止私事拨打长途电话
3、打印机、复印机的管理
个人所配打印机由使用人员负责日常管理；
公用复印机由当日值班人员负责管理，固定资产管理员负责监督检查。
为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。
打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。
4、传真机使用管理
传真机当日值班人员负责管理，固定资产管理员负责监督检查。
不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。
每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。
四、其他办公设备的使用管理专管专用，所有办公设备都要指定专人使用，其他人员使用必须经设备设备负责人同意。
办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。
办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。
1.目的
为保证办公设备及用品的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作。
2.适用范围
本制度适用于集团各子公司的办公设备、办公用品、办公耗材采购和管理。
3.职责
3.1人力资源及行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维修保养、外借管理，采购与报废的审核，办用品的收发管理。
3.2使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保养、并有责任爱护公司的办公设备。
3.3高级副总裁（总经理）负责单价XX元以上办公设备的申购、报废、外借的审批。
3.4信息部负责电脑及其周边设备采购、维修、保养、报废确认，网络安全的管理。
3.5财务部负责办公设备及用品费用的监控。
4.办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品：
4.1.1办公家具，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
4.1.2办公设备类，如：电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相应耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1办公文具类，如：铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸等。
4.2.2生活用品，如：面巾纸、纸球、茶叶、饮料、茶具等招待用品。
5.办公设备及用品的添置申请流程
5.1每月底，各部门填写下月《办公用品申领计划表》送交行政部，逾期不交的部门，视放弃申请处理。
5.2各部门经理应严把审核关，以控制办公用品开支成本。
5.3行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量，编制《物品请购单》交人力资源及行政经理审批，批准后统一由行政助理负责采购。
5.4办公设备的添置由所在部门填写《设备添置备申请单》报人力资源及行政部审核，费用超过XX元的办公设备须送高级副总裁审批后再由人力资源及行政部实施采购。
5.5办公设备及用品采购回公司，管理部门应先建档登记，并及时通知相关部门领用。
6.办公设备及用品的使用管理
6.1办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人，造成遗失的承担赔偿责任。
6.2人力资源及行政部建立办公设备及用品个人档案，员工领用的办公设备及用品全部记录在《个人办公设备及用品领用表》。
6.3员工因工作变动或离职的，应及时到管理部门办理移交退库手续。
6.4各部门负责人应严格控制本部门办公用设备和用品的领用，并对所属部门人员的使用和保管状况行使监督。
6.5办公用品领用时间原则上是每星期一下午，特殊情况或急用物品除外，计算器等价值超过10元以上部份物品领用时须以旧换新。
6.6办公设备耐用品损坏或丢失应按价进行赔偿，设备折旧年限为5年，以每年折旧率20%计算。
7.办公设备的报修
7.1所有办公桌椅在使用中出现的故障或损坏的均须及时向人力资源及行政部报修，人力资源及行政部应及时通知相关供应商到公司进行维修。
7.2个人使用电脑、复印机等以及电脑外部设备、公司网络、通信设备如遇故障，应及时通知信息部，由信息部工作人员检修或通知相关供应（维修）商来公司进行检修。
7.3故障解决后填写《办公设备报修记录表》，并由报修人签字确认后，由人力资源及行政部存档。
7.4经相关技术人员鉴定下列情况造成损坏的，由责任者按物品的购置价格和使用时间，新旧程序折价赔偿。
7.4.1安装非工作所必须的软件所引起的故障；
7.4.2私自拆装电脑、复印机等设备的；
7.4.3使用不当造成设备损坏和丢失的；
7.4.4人为的损坏。
8.办公设备的报废
8.1凡属于正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的，由使用人员填写《办公设备报废申请表》，说明原因和理由，部门负责人审核，并由信息部技术人员鉴定签署意见上交人力资源及行政部办理报废。
8.2人力资源及行政部根据相关技术人员的意见，并在《办公设备报废申请表》签署审核意见后交主管副总裁审批。
8.3经主管副总裁审批后《办公设备报废申请表》由人力资源及行政部与信息部存档，复印给财务部、办理报废手续，进行帐务处理，并办理补充新设备的申购或领用手续。
9、办公设备的外借，必须经公司主管副总裁批准后，到人力资源及行政部办理外借登记手续。
10.办公用品及设备的盘点制度
10.1行政助理每月底统计各部门的领用单，编制“办公用品费用月报表”交部门经理审核。
10.2为控制库存数量，办公用品原则上仓库只保留新人领用或急用数量即可。
10.3每年底应进行一次全面办公设备及用品的盘点，对一些久留不用或损坏的设备及用品进行处理。
11.记录表单
11.1个人办公设备及用具登记表
11.2办公用品申领计划表
11.3办公设备报修记录表
11.4办公设备报废申请表
11.5办公设备购置申请表
一、设备管理办公室职责
1、按照公司要求，合理管理在建工程的机械设备登记、使用、维护、检测等情况。
2、合理安排各个租赁站内工程机械设备日常维护、出租回收、检验检测等工作。
3、依据公司工程项目进度情况合理调配机械设备。
4、依据公司现有设备使用情况制定合理的工程机械报废及购进计划。
二、设备管理办公室主任职责
1、完成公司领导交办的各项工作。
2、设备管理办公室日常管理总负责。
3、完成设备管理办公室日常人员及设备调配工作。
4、督促检查各项目部使用中的工程设备日常管理、维护工作。
5、完成本办公室行政费用的计划预算编制及使用情况的审核。
6、本办公室印章、介绍信的管理。
三、设备管理办公室科员职责
1、完成日常经理室及设备管理办公室主任交派工作。
2、完成日常工程机械设备的管理、维护、保养工作的安排及部署。
3、依据现有工程机械设备使用情况编制设备保养、检测、报废、购进计划。
4、定期对公司所有现有工程机械设备进行登记检查，摸排设备使用情况。
5、定期检查各个租赁站设备管理、维护、保养情况。
6、协助主任定期检查各个项目部工程机械设备使用情况。
1.0目的
为规范管理公司的办公设备，保证办公设备的良好运行，特制定本制度。
2.0适用范围
适用于本公司的办公设备，主要包括办公电脑、打印与复印设备、网络线路设施、通信电话设备、电教设备等。
3.0制度
3.1办公设备的添置、维护
3.1.1各部门需添置办公设备固定资产时，写申请，经领导审批后交网络部，经网络部审核属实后可以添置。
3.1.2使用部门与网络部进行沟通，确定性价比高的办公设备的品牌、型号等，填写《材料计划申报表》，按公司的规定审批采购。
3.1.3供应部采购过程中可邀请网络部参与指导，采购回来的办公设备由网络部验收。验收合格后按程序办理入库。
3.1.4使用部门开《出库单》领出，并将《出库单》其中一联交总务部，总务部应将添置情况登入固定资产帐中。
3.1.5网络部协助使用部门安装好办公设备，并指导相关人员使用。
3.1.6所有办公设备的维护、维修由网络部负责。
3.1.7责任人必须按办公设备的说明书进行正确使用，若发现异常问题及时通知网络部请求排除。
3.1.8若办公设备责任人需调岗或辞职，必须提前通知总务部固定资产管理员再次确定设备责任人，并通知网络部人员对设备进行检查，若发现有损坏的，对前任责任人给予处罚并对设备进行维修。
3.1.9网络部对设备责任人的使用进行监督和抽查，若发现违规使用、未经网络部的同意进行拆卸或有意损坏，按情节严重程度予以罚款50—1000元。
3.1.10网络部负责对设备的维修，若对不能解决的问题，在三包期内有必要返厂的应返回厂家进行处理，若必要的可以外出维修，费用由网络部申报报销。
3.1.11办公设备属于公司固定资产，任何人不得擅自挪用或搬迁到其他办公室，若需要变动配置都需通过总务部和网络部进行调拨，如违反规定处于50—300的罚款。
3.1.12办公设备盘点等具体管理参照《办公室固定资产管理制度》执行。
3.2电脑设备
3.2.1电脑硬件
3.2.1.1未经网络部许可，任何人不得私自拆开机箱，不得更换电脑硬件，不得将计算机的相关部件(包括硬盘、内存条、光驱、显卡等)及整机拆卸，违者按3.1.9规定执行
3.2.1.2使用人要不定期对计算机的表面进行清洁、保养，确保计算计处于整洁、良好的状态，计算机内部的保养及维修由网络部负责。网络部要定期对全公司电脑进行除尘。
3.2.2电脑软件
3.2.2.1电脑操作系统必须由网络部进行统一安装，如使用人擅自安装系统和未经网络部负责人同意造成文件丢失或其他问题，由计算机使用人承担一切责任，违者按3.1.9规定执行。
3.2.2.2公司的计算机不能安装与工作无关的软件，对工作所需的软件应提交书面申请，经网络部批准查杀无毒后，方可安装；严禁在公司电脑上做与工作无关的事，违者罚款50—200元。
3.2.2.3计算机使用人要对电脑进行定期杀毒，及时升级杀毒软件，若发现病毒要及时清除，以免发生系统和硬件瘫痪。
3.2.2.4计算机使用人进行磁盘或文件共享时，必须设为“只读共享”或“通过密码共享”。
3.2.2.5网络部应对计算机使用人进行简单的使用常识培训，包括网络打印机选择和安装、文件共享、设置个人密码、查杀病毒、清除临时文件等。
3.2.2.6不能擅自增删、改动计算机的'ip地址，严禁恶意删除网络系统中的共享资源，违者罚款50—800元。
3.2.2.7其他单位或有个人的外部存储器(如软盘、u盘、移动硬盘、个人电脑等)不得随意连接到计算机上，使用前须主管领导批准，网络部同意，若违反者罚款50—500元/次。
3.2.3维护保养
3.2.3.1电脑开机时应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序；关机时应遵循先关主机、显示器、电源插座的顺序。每次的开关机时间至少间隔2分钟。
3.2.3.2为了延长计算机的使用寿命，节省能源，办公室的电脑不工作时间超过1小时，必须关闭电脑显示器、主机。下班后人走关机，切断计算机总电源，以防火灾，违者罚款50元。
3.2.3.3为防止外界病毒侵袭，不打开、不点击、不阅读来路不明的电子邮件。
3.2.3.4按要求认真做好电脑设备的防尘、防潮、防压、防碰工作，管理员需经常保持电脑及周围环境卫生的清洁、干燥、通风，确保一个良好的运行环境。
3.2.3.5严禁在显示器、主机、键盘、鼠标周围放置茶杯、饮料等盛有液体的危险物品，违者罚款50元。
3.3打印、复印设备
3.3.1使用打印机、复印机时应爱惜和掌握正确的使用方法，禁止暴力锤击或锐物刻画，严禁在打印机、复印机上放置其他物体，尤其是饮料、茶杯和一些细小的东西，违者罚款50—100元。
3.3.2管理员应保证打印机、复印机周围环境的清洁、干燥、无粉尘。
3.3.3网络部应对打印机、复印机管理员进行简单的操作培训，如加纸、处理卡纸现象、加碳粉等，管理员不能解决的问题应请网络工程师进行解决。
3.3.4如需打印多份相同的文件，应打印一份然后复印，打印或复印前应如实填写《打/复印登记表》，然后才能使用打印机。
3.3.5历行节俭，反对浪费，如打印或复印的是不太重要的文件，有一面已打印的废纸尽量集中在一台打印机上打印，但一定要确定不能有订书钉在纸上！如发现有浪费纸张的行为，将按公司规定给予严肃处罚。
3.3.6当打印机、复印机产生发热、冒烟、有异响等情况时，使用者应马上切断电源，并通知网络部进行检查维修。为防止出现意外情况，当天气出现打雷现象时，应将电源插头从插座中拔出。
3.3.7若使用者需调节打印机、复印机的一些功能，应通知管理员，由管理员进行调节，使用完毕后再次通知管理员调节至原标准状态。
3.3.8粉尘是所有电器设备的天敌，打印机、复印机是依靠静电原理工作的，故自身吸附灰尘的能力特别强，所以网络部应使用专用的清洁工具对全公司的打印机、复印机统一进行内部的除尘工作。
3.4网络设施
3.4.1网络设备(交换机、机柜、集线器、主服务器等)是保证公司网络运行的关键，主要有网络部进行维护，未经网络部同意，任何部门和个人都不得私自变更网络设备的配置，如更改交换机接线等，违者罚款50—800元。
3.4.2网络部负责网络的安全及使用环境，做到防火、防盗、防水，保持电源畅通，24小时值班。
3.4.3网络中心的服务器有网络部进行维护，服务器维护人员应至少每天检查服务器的运行情况，保证服务器的正常运转。
3.4.4网络部服务人员应定期备份服务器中的重要数据，定期修改服务器的管理员密码。
3.4.5为保证服务器的安全，尽量不要在服务器上安装除服务器外的其他软件，不许在服务器上上网。
3.5通信电话设备
3.5.1各部门的电话、传真由管理员进行具体的清洁，严禁利用公司电话进行私人聊天、炒股等与工作无关的事宜，违者罚款50—100元。
3.5.2本公司的电话原则上只允许本公司内部员工使用，外来人员无权使用。
3.5.3本公司员工打电话，用语简明、扼要、礼貌，尽量减少通话时间，以免耗时和长时间占用，接外线电话的标准是“您好，天元锰业有限公司”，其他内容视情节回答。
3.5.4员工所发传真应使用公司统一的封面和格式，内容由部门负责人审核后才能发出，公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则照成的后果由当事人本人承担，并予以严肃处理。
3.6电教设备
3.6.1网络部应对多媒体电教设备管理员进行简单的操作培训，管理员在使用前认真阅读各设备的说明书和控制台操作，认真检查仪器设备的完好程度，如有问题，及时通知网络部进行维修，未通知或找他人处理的，违者罚款100—500元。
3.6.2使用时严格按设备的操作规范进行，时刻注意仪器的运转情况，一旦有故障，立即通知网络部进行维修，禁止带故障运行。
3.6.3未经网络部同意，不准擅自改动设备的连接线，不准擅自移动或拆卸任何设备，不能擅自把设备放在室外使用，违者罚款100—500元。
3.6.4网络部定期加强对电教设备的检查、维修和保养，要注意通风、防尘、防潮、防晒，保持设备的完好，做好设备维护记录档案。
4.0相关文件
5.0记录
5.1《办公设备维修维护记录表》
办公室设备管理规定
1.目的
规范办公设备管理，保证办公设备的正常使用，合理控制办公费用。
2.适用范围
本规定适用于能多次重复使用并保持原有实物形态，正常使用寿命在1年以上的办公设备及用品的使用和管理。
3.职责
副总经理负责审批各部门办公设备的申购及报废。
办公室与财务部负责建立健全办公设备管理制度，并监督落实相关工作。
各部门负责人负责本部门办公设备的申购及监控管理。品质管理部负责组织办公设备维修保养分包服务的评价与选择。
行政秘书负责责任范围内办公设备的维保和责任范围外办公设备监督管理。
网络管理员负责协助办公设备分包服务与日常管理的监控。办公设备领用人负责所领用办公设备的保管和日常维护。
4．内容及过程控制办公设备范围：
办公设备包括计算机及附属设备、网络设施、打印机、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、采访机、录音笔、投影仪等专用于公司办公、会务及培训所用的资讯设备。
办公设备的申购和领用
各部门、维修站根据工作需要通过《固定资产申购单》形式申购办公设备，经分管领导、总经理审批后，交采购管理员统一采购。
新购入的办公设备验收合格入库后，由仓库管理员通知申购部门领用，并在《固定资产/低值易耗品出库登记表》上做好登记。
各部门后勤管理员每月根据仓库提供的《固定资产/低值易耗品出库登记表》，录入部门《资产台帐》中；领用部门对办公设备指定专人保管，建立《公司资产个人管理登记卡》并办理保管手续。
保管人因工作变动需将办公设备转交他人，由部门负责人指定接管人，并负责监交，暂时没有接管人的物品，统一由后勤管理员接管。移交完毕后，详细填写《资产移交单》，经部门负责人、原保管人、接管人签字后，在部门后勤管理员处重新办理《公司资产个人保管登记卡》变更手续。
办公设备维修维护分包
各部门根据实际情况，以书面形式向总经理提出办公设备维修维护分包服务需求，批准后由品质管理部安排分包服务方评价选择工作，详见《物业服务分包管理程序》。公司本部相关分包需求由人事行政部统一提出。
各部门后勤管理员按照《办公设备维护保养分包服务合同》监控办公设备维修维护分包服务质量，结算分包服务费，并对不合格服务方提出更换申请。
办公设备使用与维护：保管人/使用人应定期联系设备维护服务商对办公设备进行检测、维护，并在《办公设备维护保养记录单》做好维护保养记录；
计算机及附属设备的使用与维护
1）计算机由使用人办理保管手续后，保管责任移交至使用人。
2）严格按计算机操作规定进行操作。
3）保持计算机及相关设备整洁、无灰尘。
4）计算机出现故障后，应立即通知分包方或后勤管理员联系维修，计算机及附属设
备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、
更换配置、随意搬离办公地点。
5）计算机使用人须遵守公司保密管理规定，做好计算机资料的保
密措施，不得向公司外部人员泄露。
6）计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，如有特殊要求，可刻制光盘作永久性保存。
7）计算机使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，按照原价赔偿。
8）打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时严格按操作说明操作。
复印机、传真机的使用与维护
1）由各部门指定专人负责对机器进行管理，定期保养；
2）严格按照规定规程进行操作；
3）保持设备的干净整洁；
4）若违规操作导致设备损坏，应追究使用人相应责任并根据情况进行赔偿；
办公设备的维修
所有办公设备，在保修期内，参照《公共设备维修保养分包服务协议书》执行；保修期外，参照《物业服务分包管理程序》，安排外包办公设备维修服务商进行维修。
办公设备在使用过程中出现故障，保管/使用人应及时联系设备维护方对设备进行检测、检修，并填写在《机器故障表》做好维护保养记录，设备维修时若涉及到更换配件，须经公司专业人员核验后，报归口部门经理审批后方可维修。修好后，保管/使用人、公司专业人员须在《机器故障表》上签字、确认。
办公设备的报废认定与处理
办公设备故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写《物品报废单》，经部门经理审批后交人事行政部进行审核，报总经理批准。
批准报废的办公设备交仓库管理员入库并登记。后勤管理员出售或报废处理物品时应填写《资产处置申请表》交归口部门经理审核后，再进行出售或报废处理。
后勤管理员出售或报废处理的办公设备，其收入上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行帐务处理。
5.文件
无
6.质量记录
《固定资产申购单》OA流程
《资产台帐》以电子文本形式或帐本形式记录
《资产移交单》
《公司资产个人保管登记卡》
《机器故障表》
《物品报废单》
1.0目的
通过规范办公设备的使用管理，保证公司在实现服务过程中办公设备正常使用。
2.0适用范围
适用于公司所有的办公设备。
3.0定义
4.0职责
4.1行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。
4.2各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。
4.3机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。
5.0内容
5.1办公设备种类
复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。
5.1.1电脑管理
公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑，两者的配置，都必须由部门根据岗位的需求，提出书面申请，经公司领导审批后，由机电管理部根据需求选型，行政办公室负责新机的采购。
1、办公电脑的管理
(1)各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员，负责该电脑的日常使用，其职责如下：
负责设置、修改该电脑的用户密码，并报公司备案；
负责该电脑的日常管理及报修；
定期对硬盘进行整理，对需要保留的电子文档进行备份，清除垃圾文档；
定期对电脑进行杀毒，对外来软件进行安全性检查，确认无误后方能使用。
每周填写电脑运行周报。
(2)任何人未经许可不得使用他人的电脑。
(3)办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更，如有需要，须经请示批准后，由机电管理部技术人员实施。
(4)办公电脑如需上网，须经所在部门提出书面申请，报请行政办公室、分管领导批准后，由机电管理部负责接入。不得在网上浏览与工作无关的网站，下载与工作无关的网络信息资料。
(5)机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修，并定期(每月一次)对电脑的使用情况进行检查；根据电脑使用情况不定期组织电脑操作知识的培训。
(6)下班后相关责任人检查电脑是否正确关机，正常情况下不得强行关机。
2、非办公用电脑的管理
(1)此类电脑包括：空调集控、水电抄表、bas、停车场系统、消防系统、监控系统、咨询台用。
(2)此类电脑的日常管理维护由使用部门负责，机电管理部负责定期保养和问题处理。
(3)此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响，所以禁止在电脑上进行与系统无关的'操作，禁止使用外来磁、光盘。
5.1.2传真机的管理
1、行政办公室负责接收公司各类传真，并及时作好记录，并及时通知收件人到行政办公室办理签收。
2、因公对外发送传真应办理登记手续，登记完毕后方可发送，因私传真未经批准一律不予传送。
3、使用传真机时需要注意，发送多页单张原稿时，其宽度必须一致；原稿上的订书钉应先取下，尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑薄膜中发送，以免卡住或损坏原稿。
4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机，一般不能用来传送机密文件。
5、不得把传真机当作复印机使用，下班时应将传真机设于自动收文状态。
6、传真机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。
7、传真机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。为预防事故，安装时应接地良好，并设有避雷装置。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
8、传真机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。
9、因公使用长途电话应作好使用登记，注明拨打单位，简要描述通话内容，经行政办公室主任批准后使用。下班后应锁闭传真机长途功能。
5.1.3办公电话管理规定
公司电话属于办公用途，为了保证工作的正常开展及业务的畅通，加强内部管理，合理控制费用成本，特对办公电话管理作如下规定：
(1)报销额度：详见《电话功能及月话费额度核定表》。
(2)报销管理
职责：
行政办公室和机电管理部根据公司批准的《电话功能及月话费额度核定表》对办公电话功能及话费进行调整和控制。
各部门电话功能及月话费额度调整需按程序申报：部门经理批准→行政办公室主任审核→分管领导批核→总经理批准。
机电管理部负责于每月3日前打印汇线通电话的话费统计明细报行政办公室，行政办公室负责审核当月话费额度标准，并于每月5日前将超标话费明细交财务部执行扣款；直线电话月话费明细由机电管理部根据电信部门统一扣款日期打印清单报行政办公室。
行政办公室不定期抽查电话清单，如发现非正常声讯电话，将按产生话费的三倍在个人月工资或部门月绩效工资中扣罚。
行政办公室负责考核个人直线电话和部门汇线通电话额度标准，部门或班组的直线电话和个人汇线通电话额度标准由部门负责考核。
直线电话的月话费额度管理：
直线电话不得拨打声讯电话，如因工作业务需要拨打声讯电话，须使用汇线通电话。
直线电话责任到个人的，月话费额度超标部分在个人月工资中扣除。
直线电话责任到部门或班组的，月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。
田园居管理处实行独立核算，话费由部门自行控制。
汇线通电话的月话费额度管理：均以部门或班组为单位进行核算，月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。
(3)办公电话机的保养和维护
严禁猛烈拍打话机叉簧，当拨号后未接通时应轻轻反叉簧按下1-2秒再重新拨号。
通话完毕应轻轻将话机搁在电话机上，不得用力掷话筒或将话筒搁在一旁，影响电话的正常使用。
打电话时不得卷绕电话机绳，以免机绳扭绞后各芯之间混接在一起，产生接口松动，芯线暗断等故障，出现话音时断时续，使通话受到影响。
在拨号(按键)时，应注意用力均匀，不宜用力过猛过快，以保持机件情况正常，延长使用寿命。
5.1.4打(复)印机的管理
1、打印机管理
(1)用环保纸进行打印时应注意将环保纸上的订书钉、回形针取下，以免卡住或损坏机器。
(2)分配于其他部门及管理处使用的打印机由设备所在部门自行负责维修保养，使用打印机时应严格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印机，一经发现严肃处理。
(4)打印机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。打印机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
(5)打印机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。
2、复印机管理
(1)公司16/f的复印设备由行政办负责维护保养，分配于其他部门及管理处使用的复印机由设备所在部门自行负责维修保养，使用复印机时应严格按照程序操作。
(2)不得因私使用复印机，一经发现严肃处理。
(3)复印机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。复印机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
(4)下班时相关责任人要检查复印机电源是否关闭。
(5)复印机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。
5.1.5摄影(像)器材的管理
1、摄影(像)器材由行政办公室负责维护保养。
2、各部门需要动用摄影(像)器材时应向行政办公室主任申请，经同意后方可使用，同时应办理借用登记，填写《工机具领借用登记表》，使用完毕及时归还，若因使用不当或保管不利造成办公设备损坏或丢失的，按照公司相关规定处理。器材使用人必须熟练掌握其操作程序，且不得擅自拆卸。
3、摄影(像)器材应放在清洁而干燥的地方，避免潮湿和高温，防止灰尘进入机内。每次使用完毕要用专业擦拭纸进行擦拭，并及时送交保管。
4、所拍摄的内容由行政办公室统一冲印或刻录光盘，未经允许不得私自外出冲印、刻录。未经允许，严禁员工自行拍摄个人照片及声像资料。
5.2办公设备的维护保养
5.2.1机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养，当办公设备不能正常运行时，使用部门应及时联系机电管理部进行维修，维修中如发生零配件改变时，机电管理部应填写《办公设备维修记录表》，无法维修时填写《设备对外委托维修申请单》报请外修；其他办公设备可由行政办公室联系专业公司定期维保，若在使用中出现故障，由行政办公室联系专业公司及时修复。
5.3办公设备的报废
当价值在100元以上的办公设备发生严重损坏或老化，由使用部门填写《报废申请单》，经相关技术人员、使用部门负责人确认、财务部审核、分管领导、总经理批准后，作废品处理。
6.0记录
6.1《工机具领借用登记表》
6.2《办公设备维修记录表》
6.3《设备对外委托维修申请单》
一、办公设备购置
1、公司购置的办公设备(打印机、复印机、电脑、饮水机、装订机、碎纸机、办公桌椅等)均由总经办报计划，经集团综合管理部审批同意后由总经办统一安排购置。
2、公司的办公设备均需由总经办统一实物资产编号、登记、造册。
二、办公设备的使用管理
(一)电话
1、公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具，各部门所使用的`电话机由使用人负责维护、管理；在使用中应注意通话简洁，避免长时间占线。
2、公司各部门办公电话均未开通国内长途功能，只有前台传真机开通此项功能，若因工作需要，需拔打长途电话可到前台使用。
(二)传真机
为确保公司传真机畅通，一般情况下不得使用传真机拨打电话；若因工作需要，需拨打长途电话或传真均须在前台登记。
(三)复印机
1、复印的文件资料应与工作有关，各部门需指定专人负责复印本部门的文件资料，因人为因素造成复印机的损坏，由个人承担维修费用。
2、复印机管理部门定期对复印机进行维护和保养。
(四)电脑、打印机
1、各部门使用的电脑由使用人对其进行统一管理，并设置开机密码和屏保密码，由总经办组织财务电脑部的专业人员对电脑使用人员进行系统的管理及相关培训。
2、电脑、打印机应定期维护，使用人员要随时注意微机的保养，定期清洁微机表面。电脑使用人员应按《文档管理规定》的要求定期进行备份，以免公司电脑因病毒或系统崩溃造成数据丢失。
3、各部门电脑若多人使用，请建好各自的电脑文档。
4、各部门电脑使用人员应严格遵守正确的电脑操作规则，不得对电脑上的软件设置进行任何增删、改动。如确需新装软件及更改设置，应事先通知总经办备案。
5、每台电脑所存文档、资料是公司的重要信息资源，不得用于私人用途和私自拷贝。备份软盘请妥善保管，不得遗失和公盘私用。不得使用非公司所发的软盘，一旦使用，致使电脑染上病毒，造成系统数据破坏和电脑文档丢失，公司将给予20-100元的经济处罚。
6、各部门电脑操作人员均需定期对其使用的电脑及备份软盘进行杀毒，发现问题及时通告并处理。
7、在办公区域内任何人不得玩电脑游戏、上网聊天或下载网络游戏及音乐，凡发现者罚款人民币20元整，情节严重者，予以辞退。