《oa系统最新3篇》由精心整编，希望在【oa案例】的写作上带给您相应的帮助与启发。
关键词：OA；信息系统；措施
1建企业应用方案的OA系统集成解决方案
根据多年的OA系统的使用和实施的经验，真正在企业中高效运作的OA，只是一种办公流程的电子模拟，其他功能不仅累赘，还增加了维护的复杂度，在实施上造成边界模糊，在使用上造成功能混乱。由此，我们总结了一系列的方案，使得系统具有强健性，灵活性。能够满足各种变化的业务需求。
1.1工作流系统为OA系统的核心
各种业务处理都需要经过规范的流转处理过程。智能化的工作流程技术正是处理流转自动化的最佳选择。所谓工作流程，不单只是能把文档从一个网点或一个用户流往另一个网点或另一个用户，更重要是需要考虑流程的跟踪、监控与催办能力，并能与其它应用系统良好结合。企业中人员的变动、体制的改革等都会经常发生，工作流程技术能对变动作出及时的响应。工作流程的管理集中体现在对流程的跟踪、监控、统计、催办以及响应性上。这个具备灵活性Workflow是参照WFMC(国际标准化工作流组织)所提供的工作流模型，完全按照MSDNA基于组件的多层结构技术要求进行设计开发的一个基于WEB的工作流系统。
其中核心的工作流引擎以组件形式封装，与数据库和用户界面分开，便于系统维护和与企业内部其他系统的接口。工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成，在内部核心处理中，采用了缓存和多线程等技术来提高系统性能。
1.2工作流系统结构
首先是用户界面：采用HTML和DHTML技术，用户通过IE浏览器以WEB形式进行操作。其次是商业逻辑层：包括工作流引擎和用户具体应用中间件。工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成，内部核心处理调用ADO、CDO等Mi-crosoft的系统组件，与数据库和Email等系统资源相互联系。再次是数据服务层：包括工作流定义数据库，工作流实例数据库和用户应用数据库。整个系统可运行在UNICODE环境下，提供对多语言的完好支持(如可同时输人和显示中、英、日等语言)，在现有DLFlo工作流平台上：对表现层(用户操作界面)按用户需求制作；增加应用中间件(即用户具体应用的商业逻辑中间件，其中调用工作流引擎所提供的接口，与工作流引擎相互关连)，即能够构筑一个完整的工作流系统，满足用户的实际应用需求。
1.3用户组织结构、权限管理接口
可以按功能需求建立多种类型的组织结构。同一个用户可以同时出现在不同的组织结构中，在用户接口中，提供对流程、实例、用户数据等列表的方法，这样，在用户界面中，所列出的内容，即是该用户权限范围内所能读、处理、跟踪或删除的数据。
2 Intranet虚拟企业的建立和完善
Intranet虚拟企业就是使企业内部的人员进行协作，而不管他们的物理位置在什么地方的工作方式。在这种方式中，人们可利用Internet或Intranet，通过共享信息资源及实时交互通信来进行工作。超越时空的信息网络空间可完全支持这种工作方式。完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理。为企业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。办公自动化的发展实际上取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。展望未来，全世界都将进入可持续发展的时期，由此引发了国家政府企事业单位和个人对于各自办公活动的更高的要求。如更全面更准确的管理活动；更周到更详细的服务活动；更加正确更加远见卓识的决策。
科学技术突飞猛进的发展造就了更高性能的办公设备和全球无处不在的有线无线电信网络。在社会实践中不断完善的办公理论将更本质更准确的描述办公活动。
Intranet在中国的发展虽然迅速，但仍属刚刚起步，与发达国家相比仍有较大差距。国内面向公众服务的ISP多集中在大中城市，网络覆盖面受到限制，而水利行业的特点是广大水利工作者都在中小城镇，甚至穷乡避壤，短期内根本不可能享受到Intemet服务。另外，有的地方即使有ISP，面对其高昂的费用、繁琐的人网和缴费手续、不良的服务质量，全行业贫困的水利工作者，特别是处于基层的广大地质勘测人员，也只能是望而却步。在这种情况下。能否实现远距离信息传输呢？通过实践回答是：在安装了FAX／MODEM的计算机上应用必要的通讯软件，可以进行远距离信息传输，而且可以傲到传输速度快、操作方法简便。
3加强内、外网网络建设的的安全性
3.1加强对外安全防护
由于办公自动化网络系统要与各个部门及区域实现相互通信和连接、与其它单位、地方政府等进行广域网的联接，发送和接收电子邮件，还要通过Intranet等信息网获取信息及信息，因此，通信安全和数据安全是办公自动化网络系统安全措施的主要内容。安全管理是网络管理的关键内容，需要在不同的层次上实现。办公自动化网络系统在建设中要保证内部办公网和互联网的物理隔离，在公用信息平台的核心建设中严格采取内、外网两套网络设备、两套网络布线系统的方案，严格控制接入Intranet等外部信息网：通过路由器建立其对外防护体系，在内网的人口和外网的出口都采用防火墙等设备，以此来保证网络的安全运行。
同时必须把管好外网的出口和人口做为信息安全的重点。
3.2加强内部安全防护
一、电子档案的两种管理手段
电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。
在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：
第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。
由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。
二、档案管理系统与OA系统的实施顺序
但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢？或者是两者同时上呢？笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。
首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。
其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。
所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。
关键词：OA系统；数据迁移；人性化设计；人员培训
所谓OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。然而很多企事业单位的OA系统开发建设完成后，没有有效的措施保障系统的推行，引发使用者的抵触，或者只重视系统软硬件建设，忽视信息化本身对于信息数据的需求，忽视了信息的收集、整理与利用，对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视，使OA系统成为空壳，无法顺利应用实施。针对以上种种问题，本文拟从制度、数据、人员等方面对OA系统的实施提出一些建议。
1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合
OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。
2 重视数据迁移与数据共享
信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况，OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表；预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。
3 充分运用人性化的设计与管理
OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西，比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度，在审批的界面可以设定一些常用的审批语言，以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程；比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板；在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性的群发。而随着3G移动网络的部署，移动OA系统可将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利，从而更乐于接受系统。
可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户，弱化用户对新系统的抵触情绪，以确保实施和推广的效率。
4 要进行全面的用户培训
网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的用户，对用户的培训决定了OA软件的使用程度，用户培训是成功实施OA系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户），不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是，要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识，提高积极性和主动参与意识，提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。