XX典礼
会 议 须 知
时间：2011年12月3日
地点：XX宴会厅
为更好的体现XX的良好面貌，全体会员要体现主人翁精神，文明用语，热情待客。
须知事宜如下：
1、请参加12月3日XX典礼全体参会人员，统一身着正装、佩戴出席证和会徽（佩戴于西服翻领左上方纽扣位置）出席，出席证妥善保管如不慎遗失，请与会务组签到处联系
2、大会期间，请全体参会人员按规定时间准时到达、及时入场；签到后，勿在签到处集聚、逗留、喧哗、吸烟，，禁止在会场内吸烟和随地吐痰，严禁携带危险品入场。
3、会议期间，所有参会人员请勿随意走动，手机调成振动或静音模式，注意保管好自己随身携带的重要物品。
4、所有会员根据会务组的统一安排，按照出席证背面上数字桌位位置就坐，不得自行调换桌位。
5、为保持会场良好秩序，就职典礼后，请全体参会会员在XX、XX的引导下，注意礼仪人员的提示牌，有序入列，于二楼宴会厅进行合影。有个人摄影、拍照需求的，请于合影后再自行拍摄。
6、集体照合完影后，请所有XX人员在专人的引导下，及时到二楼XX厅有序入列一同合影。
7、晚宴开始后，主、副陪应及时核实就席人员，如发现有空位，及时联系相关人员安排。（XX，159XXXXXXX）
8、所有XX上人员上台领取证书前，要在的引导下整齐有序的上台领取，将证书托在胸前合影后，在引导人的指引下有序入席。（每X人为一组，每人根据手头上名单所属组别，在引导人员引导下上台领取证书。）（XX，139XXXX2）。
9、12月2日已签到并领取礼品的XX成员，12月3日参加会议则不再重复签到和领取礼品，请所有人员自觉遵守，共同为大会当天创造良好的会场环境，体现我会会员的良好素质和精神面貌。
10、自行驾车前来参加会议的人员，要服从后勤组人员统一指挥和安排。
会议须知
一、委员、列席人员和工作人员对会议所发文件请求妥善保管，谨防遗失，注意保密。
二、参加会议的委员、列席人员和工作人员，必须佩戴出席证、列席证、工作证进入会场和会议住所。各种证件请妥善保管，不得转让和遗失。
三、参会人员要按时参加会议，不准缺席。出席会议时，请提前20分钟进入会场，按照指定区域就座。会议期间委员、列席人员因病、因事不能出席大会或小组会议，应事先分别向大会执行主席和小组召集人请假。
四、开会期间，请关闭手机或将手机调整为震动状态，不准在会场接打手机，不准随意走动，不准交头接耳、高声喧哗，不准吸烟，保持会场安静清洁。
五、家在街道的与会人员（包括下塘洞参会人员），会议不安排食宿。需要安排的统一安排在酒店就餐和食宿。不在会议就餐和住宿的参会人员按规定发给伙食补助。
六、用餐时间：早餐7:30，中餐12:00，晚餐18:00.
七、大会设秘书组、会务组、宣传组和后勤医疗保卫组，负责办理大会相关事务，有事请联系相关的工作人员。
备忘录
备字〔2012〕008号
主送：餐饮部、管家部、前厅部、工程部 抄送：总经办 承办：市场营销部
事由：关于会议室使用须知及流程
日期：2012年3月21日 页数：共4页
一、 会议室的租用主要由市场营销部负责洽谈，餐饮部负责接待。
二、 市场营销部根据酒店规定的会议室价格体系来洽谈各类型会议室的租金，并在会议通知单上注明，使用时间段及费用（使用时间段需包括布臵会场的时间及其它可能免费的时段）。
三、 确认并准确了解会议通知单
1、餐饮部在收到会议通知单后，根据会议的时间和规模安排班次和调配人手；
2、跟进会议的人员须认真仔细了解举办会议的公司、时间、地点、人数、摆设形式、收费标准和付款方式等。
3、确认会议期间所有要用的会议设备和必需用品（投影仪、投影幕、白板、麦克风、DVD、音频线、会议桌、会议椅、会议台布、纸、笔、水等）是否够用，特别是在有2个会议同时举行的时候。
4、了解知悉会议客人在店的住房和就餐情况，在客人询问时方便指引和回答。
四、布臵会场（由餐饮部负责）
1、根据会议通知单的要求提前摆设好会议期间所有要用的会议桌、椅子、纸笔和水（包括演讲台、白板等）至少提前4小时布臵好会场，如不明确会议室的摆位，可要求销售员现场协助。
2、致电工程部提前调试好麦克风、投影仪、影响等会议设备，并悬挂好会议横幅。
3、致电管家部提前打扫会议室门口，过道（至洗手间）和洗手间的卫生，并在会议室门口适当的摆放一些绿色植物。
4、清洁和检查整个会场，确定没有其它卫生，工程，消防等问题；确保会议室能正常使用（如有疑问请致电有关部门）。
5、打扫和整理工作间，包括热水器、工作台、垃圾桶等。
6、会议室一切准备就绪后，关灯落锁；到会议开始前不允许任何人进入会议室（除特许情况，如客人看会场等）。
五、跟进会议（由餐饮部负责，营销部协助）
1、餐饮部跟进会议的工作人员必须在会议开始前30—60分钟提前开门、开灯、开空调、开热水器等，确保会议室没有异味，需注意空调温度是否合适；致电工程部播放背景音乐，打开和调试好相关的会议设备（如投影仪、麦克风等），确保会议能顺利进行，并保持良好的仪态跟站姿在门口迎接客人。
2、营销部会议跟进人需在会议开始前30—60分钟检查各项设备是否运转正常，保持良好的仪态、站姿与餐饮部会议跟进人员一同在门口迎接客人。
3、会议期间会议室内严禁吸烟，如果有客人要吸烟请劝告到门外吸烟区；（需在会议室门口摆放1—2个立式烟缸）。
4、会议期间维持好会场的秩序和服务，（如客人自带水果咖啡之类的饮品与食物，可协助安排摆放）禁止一切与会无关人员进入会场。
5、中午休会客人就餐期间，指引客人到就餐地点，并重新整理好会场；在整理会场时要注意是否有客人的贵重物品遗留（如有请交至部门主管或保安部），保管好客人自带的会议设备（如笔记本电脑等），最好建议客人自己保管。
6、所有会议期间，如果客人需要增加一些设备和服务时（如DVD、麦克风、投影仪等）请立即致电营销部会议跟进人，因为中间可能会产生一些收费。
7、所有会议期间，跟会的工作人员不得擅自离岗，如果到下班时间，请交接给下一个班的工作人员，交接工作一定要做到准确，清楚。
六、会议结束整理会场（由餐饮部负责，营销部协助）
1、在会议结束前半小时下单给前台打印账单，并致电跟会的销售员是否有其它费用的产生（如设施破损，会议延时等），并让会议负责人签字确认。
2、会议结束时指引客人离开会场，检查客人是否有贵重物品和其它物品遗留（如有请交至部门主管或保安部）。
3、清点酒店的会议设备是否齐全（如DVD、麦克风、投影仪等），并致电工程部收回有关的会议设备，拆除横幅，投影幕。
4、清理会议室和工作间的垃圾（任何垃圾都不能过夜），整理好工作台，摆放好会议桌、会议椅、叠好台布（如有污迹立即清洗）。
5、会场清理时应不留死角，需特别注意有无安全隐患，如墙上贴有胶带要及时处理。
6、关掉会场和工作间所有的灯、电、空调、热水器等，确保不会有消防安全隐患再关门落锁，将钥匙交至部门主管保管。
此规程自颁布日开始执行。
广东金莎大酒店 总经理室