如果你是邀请人，而且又与客人约定在餐馆会面，你应在约定的时间5—10分钟前到达餐馆。到达之后，应选择一个客人到后马上能看见自己或者你能够马上看见客人的地方等候。如果你与客人一同到达，邀请人应走在前面，引导客人进入餐馆、就座。如果是许多客人一起到达餐馆，则应是一名男士最先进入。接到客人后，要主动向前与客人握手，表示欢迎与感谢。如果你走在一些被邀请人之前，则应小声说一句，“请原谅我先走一步”。如果你是被邀请者，则应在约定时间或者推迟一两分钟到达，提前或太晚都不好。提前了，会搞得请客者很尴尬；太晚了，大家都在等也不好。请客者与被请者，均应准时出席，这是对对方的尊重与感谢。
席间坐座位，很是有讲究。一般是把最好的位置留给最重要的人坐。从位子类别上分，沙发椅比长沙发好，长沙发比普通椅子好。如果在包间圆桌就餐，最中间的是第一主人，第一主人的右手位是第一客人，左手位是第二客人。主人与客人相交叉入座。如果客人较多，则最好事先准备好坐座位的排序。男女客人间隔开来。如在大厅就餐，一般是客人坐背靠墙面朝大厅的位置。如果主人与客人分别是一对男女，座位一般要错开，即男士坐在女士的对面。
一般较大的就餐场合，应当打印好桌签，等就餐人员坐好后再收起，而且桌签应当是两面的，自己能看见，他人也能看见，便于交流。入座时，要帮助邻座入座。可帮客人拉开椅子，请客人坐下。如果两个邻座，要帮年纪大的或者级别高的先入座。如有男有女，要先帮女士入座。如果你先到，而在包间内等其他人，要注意避免占了座位的中心位置，坐在一个边上的位子等客人比较好。
现在，有些单位不分主客，请尊者、长着或职位高者，坐在第一位置，也是可行的。
宴请的第一件事就是选餐馆。有经验的人都知道，正式宴会请客吃饭就是吃环境。选餐馆时把握的是：
1、菜肴可口。主要是适应被请客人的饮食习惯、喜好与口味。可事先通过多种途径，了解客人的有关情况。比如，了解客人的出生地、成长地，在哪儿工作的时间比较长，就可大致知其喜爱的口味。如客人无特殊要求，就按请客方最高领导的意图选。如果是第一次请这位客人吃饭，最礼貌、最得体的做法是问客人本人“您不能吃什么？”这是因为，有民族禁忌的，有宗教禁忌的，有职业禁忌的，还有纯粹是个人禁忌的。比如，穆斯林，不吃动物的血液，满族人不吃狗肉。
2、身份相当。高、中、低档餐馆的选择，要视客人的身份，也要看请客者的身份。当然，越高位置的领导，餐馆的档次就应当越高，或者是越有名气。
3、比较熟悉。选择被请者或者请客者比较熟悉的地方，如果餐馆的服务员、经理对某一方很熟悉，能够相互叫出姓名，这会使客人高兴、放心。
4、交通方便。请客吃饭的地方是否有档次，是否有知名度，是因级别、花费、层次等许多因素来确定的。但是，离主要交通干道比较近的，进出交通比较顺畅的，离客人比较近容易到达的地方，是不受上述因素制约的。如果请的客人比较多，还得考虑周边停车场比较宽大，否则车没有地方停也是个事，人家高高兴兴开了一辆高档车来参加你的宴会，结果车停到路边被划了，你说是不是很影响情绪？所以要考虑到交通和停车这个因素。
5、要有特色。有的餐馆档次虽然不高，但很有特色，也能给客人留下很深的印象。当今，许多领导已经不喜爱花许多费用，吃高档菜肴，只想吃些可口的有特色的饭菜，因此选好餐馆，不仅可以少花钱，而且还能达到同样的目的。
6、环境要好。首先要卫生。大家桌上一坐，苍蝇乱飞，蚊虫叮咬，再好的菜肴也吃着不放心。不仅用餐现场环境要好，卫生间的卫生也要考虑到。许多酒店的卫生间卫生较差，臭味扑鼻，臊气熏天，去趟卫生间回来后胃口全无，影响食欲。要注意不要选择靠卫生间比较近的房间，以免卫生不好，或者如厕人员多且离就餐地点近，而影响食欲与情绪。再就是要安全。餐厅内部和周围环境要安全。遇到特殊情况容易撤离。因为天有不测风云，这不是个人可以控制的，好心请人家吃饭，如果人家出点事，这个责任是难以承担的，所以，一切问题都预想在前、防范在前，确保万无一失。
色彩的运用
宴会厅的布置，在色彩选择上要尽量选用暖色系列，如红色、橙色、黄色等。置身于暖色系列的进餐环境中，易使与宴者的情绪饱满、开朗、有交流与沟通的欲望，同时暖色调还可以增进人的饮食。
灯光的调节
在宴会厅里，通过运用灯光的调节来制造和烘托宴会的气氛，往往会收到意想不到的效果。灯光调节主要指通过灯光明暗度的变化，或无色光源与有色光源的变幻来调动和调节进餐者的情绪，以烘托宴会的气氛。如:在一次高规格的宴请活动中，当宴会逐渐进入高潮时，宴会厅的灯光突然熄灭，正当客人不知所措时，着装整齐的服务人员手托“火烧冰淇淋”步伐整齐地步入宴会大厅，一片漆黑的大厅里行走的服务员队伍宛如一条游动的火龙；当他们向四周的餐桌散开时，又好象繁星点点。这时，音乐声缓，灯光重新点燃，宴会客人在组织者的调动下，仿佛经历了一场梦境，先是一阵沉默，接着爆发出一阵热烈的掌声。
背景音乐的运用
背景音乐在宴会厅里的运用，往往对调节宴会的气氛起着十分重要的作用。它可以使与宴者在品尝美味佳肴的同时，得到味觉与听觉上的双重享受。轻松而舒缓的音乐，有利于减轻大脑的疲劳，使身心得以放松，从而保持较好的精神状态。当与宴者情绪高涨时，如何调节宴会气氛，组织者就显得得心应手了。宴会厅里背景音乐的选择，应以轻柔舒缓的抒情音乐为主，如钢琴曲、小提琴曲、萨克斯独奏曲、民乐及小曲等。一般而言，快节奏、有强烈震撼力的音乐，不适合运用于宴会的背景音乐。
邀请文艺团体现场助兴
在较高规格的宴请活动中，邀请文艺团体、著名艺术家做现场表演，也是调节宴会气氛的非常行之有效的方法。它不仅可以提高宴会的档次，也使得宴会进行过程中始终保持一种热烈、欢快的气氛。必要时组织者还可以邀请主宾或重要客人上台即兴表演，将宴会气氛带入高潮。
一、确定宴请的目的、名义、对象、范围、形式。
1、宴请的目的通常是各不相同的，既可以是为某一件事而举行，也可以是为某个客人而举行，还有是为某一展览会开幕式或闭幕式，或者某一工程的开工或竣工而举行等。
2、宴请要确定以谁的名义邀请和被邀请对象。确定邀请者与被邀请者的主要依据，是主宾双方的身份应当对等。身份低会使对方感到冷淡、不礼貌。我国大型正式活动通常是以一个人的名义发出邀请，日常交往的小型宴请可以根据具体情况以个人名义或以夫妇的名义发出邀请。
3、邀请范围是指宴请需邀请哪些方面的人士、什么级别、请多少人、主方请多少人作陪等。这些都需要事先从宴请的性质、主宾身份、国际惯例、双方关系以及当前的政治气候、经济形势等方面加以考虑。
4、邀请的范围确定以后，接下来就是拟定邀请名单。注意名单上要写明被邀请者的姓名、性别、职务等，并适时按拟定名单提前向对方发出邀请通知。
5、确定宴请的形式按照通常的惯例，正式的、高级别的、小范围的以举行宴会为宜，人多时则可采用冷餐酒会或茶会等形式。
二、宴请的时间和地点
1、宴请的时间应安排在主宾双方都较为合适的时候。注意在时间的确定上，要避免对方的重大节假日、已有重要活动的时间或是禁忌日，如在西方13日星期五均属不适合安排宴请活动的日子。
2、选择宴请的地点，要根据邀请的对象、活动性质、规模大小及形式等因素来确定。如官方正式、隆重的宴会一般安排在政府议会大厦或客人下塌的酒店。
三、宴会邀请
1、邀请形式
邀请有两种形式，即口头邀请和书面邀请。口头邀请就是当面或者通过电话把这个活动的目的、名义以及邀请的范围、时间、地点等告诉对方，然后等待对方的答复。书面邀请即给对方发送请柬（或称请贴），将宴会活动的内容告之对方。这样做，既是出于礼貌，也是对客人的提醒和备忘。
2、邀请的时间
各种宴会邀请时间一般以提前3-7天为宜，过早，客人会因日期长久而遗忘；太迟会使客人措手不及，难于如期应邀出席。
3、发送请柬方式
（1）请柬上要将宴请活动的目的、名义、邀请范围、时间、地点等都写在上面，然后送给客人。
（2）请柬发出后，要及时核实出席者情况，并做好记载，以便安排席位。
（3）请柬的书写格式，按规范要求应首先写明目的，正文不用标点符号，遇重大活动时要注明着装要求；要注意行文格式，文字措辞务必做到简洁、清晰、准确、及时。写名单时一定核对一次，不得将客人名字写错。
商务宴请邀约的原则
1、专业化
2、明确化
商务宴请邀约的方式：
商务宴请邀约的方式有正式邀约与非正式邀约。正式的邀约多采用书面的形式，注重邀请的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的。
正式的邀约可以分为电话邀约、面对面邀约、请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式。它适用于正式的商务交往中。
非正式的邀约有面对面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。正式邀约可统称为书面邀约，非正式邀约则可称为口头邀约。在比较正规的商务往来之中，应该以正式的邀约作为邀约的主要方式。
请柬邀约
在正式邀约的多种方式中，请柬邀约档次最高，也是最为常用的`邀约方式。如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，采用请柬邀请佳宾，不仅能和其他的邀约区分开来，而且显得更加的庄重和展现邀约的诚意。
传真邀约
传真邀约是利用传真机发出传真对被邀请者所进行的一种邀约。
在具体格式、文字方面，其作法与书信邀约差不多。传真邀约的好处就是利用了现代化的通讯设备，传递会更为迅速，并且不易丢失电报邀约。
电报邀约即以拍发专电的形式对被邀者所进行的邀约。
电报邀约与书信邀约在文字上，都热情、友好、恳切、得体的表述邀约的具体内容，除此之外，由于电报本身的原因，电报邀约要求更加简练明了的表述内容。
电报邀约速度快，准确率高。因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致类似。
便条邀约
便条邀约即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而因其如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。
便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净、整洁为好。
用以邀约他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封之中。
便条邀约他人的示范
先生：
兹与公司董事约定，下周二（4月5日）中午12时在全聚德共进工作餐。敬请光临。
留上 3月27日
商务宴请应邀者礼仪：
1、认真对待邀约
任何书面形式的邀约，都只有在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。所以应邀者接到邀约，都必须及时地、正确地进行处理。
不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合礼的回答：或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，这些做法都是不合乎商务场合应该有的礼仪。
2、积极做出反应
商界人士在接到以书面通知为形式的正式邀约后，必须认定：邀请者是真心实意地希望自己能够接受邀请的。对方邀请，尤其是以书面形式正式地邀约我方，基本上都是对应邀者尊重与友好的表示。所以在接到邀约后，应当作出积极的礼貌性的反应。
3、准确回复邀约
积极反应的第一步，是要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。
为了使邀请者做到对他所发起的邀约胸有成竹、避免失误，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。